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G Suite自由配

想導入G Suite,難道只能一次將所有員工全面轉換嗎?

相信許多使用過Google雲端服務的人,都知道Google雲端服務有多先進、多方便;然而沒有使用過的人還是很難真正理解,何況人類對於變化往往感到痛苦,總是認為習慣的環境才是最方便的。因此,許多公司在面臨「要不要將公司郵件系統全面轉換至G Suite」這個問題時,贊成派與守舊派之間由於許多意見分歧,無法取得共識,因而最終無法將郵件系統全面換成G Suite。不過,想導入G Suite,難道就只能一次全面轉換嗎?能否在公司內部沒有共識的情況下,只讓一部份員工先行導入G Suite?這正是許多想要導入G Suite的企業,在內部出現意見分歧時最需要解決的問題。

理由 贊成派 反對派
生產性與成本的觀點 為了提升工作生產性,G Suite是必須的 現在的郵件主機沒有帳號數量的限制,反觀G Suite一個帳號要價近2000台幣
對企業信箱的看法 Email結合雲端協作工具可提高勞動生產性 只需要寄信收信,不願多花錢買用不到的工具
在中國的風險 自己所屬部門跟中國沒有什麼關係 Google在中國使用可能不穩定,怕有風險
脫離Office 使用G Suite就不需要購買Office軟體 習慣使用Office軟體,沒用過Google雲端協作工具
行動辦公 G Suite可隨時利用行動裝置登入,比起需要安裝的Office軟體更佳方便 只會在辦公室使用電腦,不需要行動辦公

事實上,「是否要把郵件系統全面換成G Suite」 已經不再是個問題

無論是支持派還是反對派的核心議題皆是「是否要把郵件系統全面換成G Suite」這一點,會有這樣的難題,是因為郵件系統的收件位置 (DNS的MX紀錄值)只能有一個。其實企業若想要使用G Suite,並不需要整間公司都導入,也不需要每位員工都使用。現在的網路技術已經能夠允許兩種郵件系統同時存在的,因此企業若想要同時使用現有的郵件主機以及G Suite,只要在現有郵件主機與G Suite兩邊做好郵件的寄送設定,就能夠輕鬆實現。只要貴公司目前使用的郵件主機具備此種功能的話,想要於企業內部擁抱新科技的門檻就能夠大幅降低。


比起花時間取得共識,不如選擇「部分導入」!

為了導入一個系統,資訊管理部需要花很多時間建立計畫這樣子的時代已經過去了!在這個變化劇烈的時代,企業必須要能夠比變化更早得採取應變行動。比起花時間取得全員的共識、建立大規模的導入計畫,不如試試看先讓一小部分的使用者優先開始使用G Suite呢?優先使用G Suite的使用者,還是能夠使用舊有的郵件信箱收發信。

利用雙重寄送,部分導入的三大好處

原先不能全面導入的阻礙,透過部分導入一次解決

企業郵件主機採取「混合雲模式」的使用範例

由於不需要全面更換郵件系統,G Suite可以跟既有郵件系統同時使用,
如此一來企業就能夠根據不同目的、不同團隊、不同使用情境來自由決定導入G Suite的比例,
讓IT採購的規劃與導入更具有彈性。

繼續使用舊有系統的員工

與中國有業務往來的部門
生產性低且IT能力低的員工
除了Outlook什麼都不想用的員工
一般員工
派遣員工
不需要使用電腦的藍領員工
資深員工
一般使用者

使用G Suite的員工

與中國沒有業務往來的部門
生産性高且IT能力高的員工
想使用Gmail的員工
經營層・管理階層
正職員工
白領員工
年輕員工
PoC、測試使用者

常見問題

在中國大陸使用G Suite的話會有問題嗎?

目前要在中國當地使用G Suite服務需要搭配企業專用VPN或是漫遊等措施,但若是在其他地區接收或是發送至中國的信件則沒有問題。
由於在中國當地使用的實際情況需視中國當局政府之規定,如需長時間在中國當地使用,我們建議謹慎考慮是否選用G Suite。

公司只有部份的員工想要使用該如何進行呢?

如果因特定原因選擇讓部份的員工導入G Suite,可以參考我們的現有Email+G Suite自由配服務,部份的使用者可以同時保留在舊有的信件系統,同時也可以在G Suite上面收發信件與使用各項服務。

未來有新進的員工到職,帳號費用會怎麼計算?

如G Suite使用授權還未達購買上限的話可以直接新增,如授權額度不足則需要另外購買。
加購帳號的費用計算方式為新增帳號當日計算至合約截止日所用多少個月份,並且依照一個帳號一年費用的比例來計算,未使用滿一個月依照一個月來計算。

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