選擇G Suite的前五大理由之三

不用買Microsoft Office辦公軟體

Google也有Office文書工具?
公司不用再買Microsoft Office辦公軟體

你的Microsoft Office辦公軟體授權到期了嗎?不想再買授權或用盜版軟體嗎?其實,由於雲端技術的革新,Microsoft Office辦公軟體已經不再像過去一樣,是企業不可或缺的工具,當今已經有越來越多的企業,不再購買Microsoft Office辦公軟體。

Google也有Microsoft Office的文書工具

Google不僅有眾所皆知的Google搜尋和Gmail服務,還有提供像是Microsoft Office的線上文書工具:「Google雲端協作工具」。它能夠辦到跟Microsoft Office文書軟體一樣的功能,包含過去大家在Microsoft Office所習慣使用的Word、Excel、PowerPoint等,都能在Google中找到相對應的文書工具。

Microsoft Office與Google雲端協作工具對應關係

Microsoft Office辦公軟體 Google對應的雲端協作工具
Microsoft Word Google文件
Microsoft Excel Google試算表
Microsoft PowerPoint Google簡報
Microsoft Outlook的日曆 Google日曆
Microsoft Sharepoint(需另買一台主機) Google雲端硬碟

因為有這些問題,所以不得不買Microsoft Office?

員工習慣使用Office作業

多數企業即使不想再花錢買Office,想尋找其他工具替代,卻因考量到員工過去使用Office的作業習慣和需求,因此認為Office是不可或缺的辦公文書工具。然而,Google所推出的雲端協作工具,不僅不需要額外花錢安裝和更新版本,介面與操作更與Office無異,還能解決過去Office檔案無法多人同時開啟、共同編輯的情況,使員工溝通合作變得更加順利,節省作業時間。

客戶跟廠商都有使用Office檔案

過去許多企業考量到合作客戶或廠商使用Office檔案,因而決定購買Office辦公軟體;然而現在Googe的雲端協作工具已經可以直接在線上檢視和編輯對方Office檔案。即使員工電腦中沒有Office辦公軟體,依舊可以處理其他公司傳給你的Office檔案,並再轉存成Office的檔案格式。公司就算沒有Office辦公軟體,絲毫也不會影響到業務的進行。


企業不再買Microsoft Office辦公軟體的6個理由

過去企業為了辦公室文書作業的需求,多半會購買Microsoft Office的辦公軟體,也就是一般公司職員所習慣使用的Microsoft Word、Excel與PowerPoint等文書工具。然而,Microsoft Office辦公軟體卻存在著以下這些問題,使得越來越多企業使用更便利的「Google雲端協作工具」。

  1. Microsoft Office需額外花錢購買與安裝,或是冒風險找盜版軟體
  2. Microsoft Office的官方支援會到期,不得不購買新版的軟體授權
  3. Microsoft Office不符合現在多人同時協作編輯的需求
  4. Microsoft Office軟體無法在手機或平板上使用,不便於外出辦公
  5. 用信件附件分享Office檔案需耗費上傳與下載檔案的時間
  6. Google雲端工具已經可直接編輯Microsoft Office的檔案

Google協作工具和Microsoft Office有哪些差異?

比起Microsoft Office的文書軟體,需要安裝至個人電腦中;Google協作工具則是只要利用瀏覽器或行動裝置的APP,就能夠線上直接使用這些文書工具。它能夠多人同時編輯同一份檔案、使用連結就可以分享和開啟檔案,讓員工間的溝通協作便得更加容易。

此外,即使客戶或廠商使用Microsoft Office的檔案,現在也能夠直接在Google雲端協作工具上檢視和編輯,絲毫不用擔心無法處理其他公司的文件,能夠將文書作業都換成使用Google雲端工具來處理。

Microsoft Office與Google雲端協作工具的差異

Microsoft Office辦公軟體 Google雲端協作工具
協作 無法多人同時檢視、編輯 可以多人同時檢視、編輯
檔案分享 信件附件,檔案需上傳和下載 點擊檔案共用連結即可快速開啟
版本 有版本更新問題 線上自動更新,無版本過舊問題
行動辦公 只能在電腦上使用 可以用行動裝置開啟
檔案管理 無法設置檔案使用權限 可以設定檔案使用權限

企業用的Google雲端協作工具,全部包含在G Suite

企業如果想以Google雲端協作工具作為辦公文書工具,只要成為Google的企業用戶G Suite,就能夠享有一整套功能完整的辦公文書套件。G Suite企業用戶與個人用戶在協作工具功能上的差別,主要是G Suite使用者能夠管理檔案的擁有權限;即使員工離職或調部門,檔案也能夠輕鬆變更擁有者,使讓業務能夠正常運作。

雲端協作工具相關功能

個人用戶 G Suite企業用戶
檔案管理 無法變更檔案擁有者 可以變更檔案擁有者,轉移檔案擁有權給接班人
檔案分享 需輸入共用者電子郵件 預設網域內使用者皆可檢視檔案,分享檔案更快速
活動資訊 可查看檔案的檢視歷史,使用者是否已讀取檔案

企業使用雲端協作工具改善工作模式的實際案例


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