導入G Suite前的考量之二

G Suite or Office 365

企業雲端化要選G Suite還是Office 365?

現在世界各地有越來越多的企業紛紛開始「雲端化」,而多數企業對「雲端化」的初體驗往往是從辦公軟體開始的。提到雲端辦公軟體,就不得不提到Google的G Suite以及Microsoft的Office 365,而大多數企業在導入雲端辦公環境時,經常是選擇二者當中的其中一個。等到習慣了雲端辦公的環境與模式之後,才會開始考慮其他系統的雲端化。一旦企業將重要的應用搬上雲端或是導入某些SaaS服務,未來要更換其他廠牌的雲端服務就會變得相當不容易,因此一開始要選擇哪家雲端就變成一個影響公司未來IT環境方向的重大分水嶺。

選擇

兩者無法比較,合不合適最重要

由於敝司的主要客群是已經決定要導入G Suite的企業,因此較少面臨到被要求將兩者做比較的情況。其實上網搜尋「G Suite Offece 365 比較」或類似關鍵字時,常常看見雙方陣營各自擷取對自身有利的部分拿來跟對方陣營進行比較的尷尬內容。然而,兩項產品當初的設計理念本就完全不同,把兩者直接拿來比較是沒有意義的。與其比較兩項產品誰比較好,不如以企業自身的狀況與目標出發,從而決定要導入哪一個產品,才是我們比較建議的做法。在此,我們將平時接受客戶諮詢時一定會向客戶提出的三個問題分享如下,提供給其他仍在評估中的企業參考。

問題一、員工的年齡層
人類大多喜歡待在舒適圈而討厭變化。如果公司員工的主要年齡層是以40歲為中心,在他們剛出社會的年代,企業的IT環境仍是Windows95~2000的天下。事到如今要他們改用G Suite來工作,不但用起來不習慣,重新學習一項新工具的意願可能也非常低。如果大於40歲的員工人數比例較高,那麼導入G Suite可能會招來不小的反對聲浪,選擇Office 365反而會讓事情順利一點。相反的,如果員工的年齡分布是以20~30歲占多數,由於Google多年來深耕教育界有成,多數人在學生時代早已接觸過G Suite教育版,因此當他們出社會開始工作時自然樂於見到並支持公司導入G Suite,至少不會特意選擇自己用不習慣的Office 365。
問題二、要繼續沿用Windows搭配Office的辦公環境嗎?
  • 公司內的文件大多都是用Office製作的。
  • 對外業務往來所需要的文件必須要用Office製作。
以上是一般企業決定要繼續使用Office而不願換成G Suite的兩大理由。
然而自2019年開始,G Suite使用者可以在G Suite的介面內直接開啟並編輯Office檔案,使得工作上一定要使用Office的必要性大幅降低。由於G Suite是只要有瀏覽器就可以使用的雲端軟體,不管你是用Windows、Mac、平板還是手機,隨時都可以工作,時下流行的BYOD的工作方式也可以實現。以我們自身為例,平常工作上使用G Suite的我們,所使用的電腦一律都是Thinkpad X系列(Windows),原因除了便於管理之外,也可以避免員工的電腦跟公司內部其他設備在相容性上的問題;但是習慣使用MacBook的員工仍然可以BYOD。也就是說,即使公司內部統一使用Windows系統,而且想要繼續維持這樣的狀態,仍然可以毫無障礙的使用G Suite,並享受到G Suite所帶來的種種好處。無論如何,對於使用者來說,選擇變多並不是一件壞事;而對於企業來說,思考要導入G Suite還是Office 365也是一個可以重新檢視一直以來的工作環境的好機會。
問題三、想要維持現狀、還是選擇嶄新的工作模式?
其實就結果而言,不管是G Suite還是Office 365,都是集結多項工具於一體的套裝軟體,選擇對自己的公司而言最合適的產品才是最重要的。如果認為現在的辦公模式沒有改變的必要,那麼只要從Office升級成Office 365就可以繼續使用跟現在差不多的辦公軟體、同時享有雲端的便利。相反的,Google向來提倡的「Work Transformation」則是代表了既有工作模式的革新、不再受到軟硬體的綁架、改以協同合作的方式溝通與創作,與主宰了辦公場域數十年的Windows+Office體制有著根本上的差異。對於既有的工作模式感到不滿甚至抱有危機感的企業,歡迎參考G Suite。

與專家討論需求

看完此篇內容之後還有其他更多想深入了解的資訊嗎?
填寫諮詢表單以獲得專業人員親切的一對一電話諮詢。
或是撥打0800-669-662取得立即協助。
 我要諮詢