選擇G Suite的前五大理由之一

個人Gmail信箱與G Suite(Gmail企業信箱)的差別

由於G Suite是專為企業所設計,因此在管理與共享協作的部份,擁有比個人Gmail更多的使用優勢。
下文將比較個人Gmail與G Suite的三大差別,藉以看出G Suite在資料管理與協作上的便利性。

差別一:個人「Gmail」不可管理 VS「G Suite」可由企業統一管理

個人Gmail信箱與G Suite企業信箱最大的差異在於G Suite資源為企業所有,企業擁有所有帳號的最高管控權。而個人Gmail信箱則是由個別使用者所有,公司無法管理個別員工的信箱帳號。因此當有職員離職時,所有該職員帳號累積至今的檔案、資料也會有一起跟著「離職」的風險(用離職員工的個人Gmail信箱帳號申請的各項Google服務,例如Google Analytics、Google AdWords等,變更密碼,企業將再也無法存取這些服務,只能重新申請)。

相較之下,G Suite企業信箱每個帳號底下的檔案、資料都能夠在雲端被保留,管理員也可以透過管理控制台的資料遷移功能,輕鬆地將資料轉移至新職員的帳戶,不受人員異動的影響。

個人Gmail G Suite(企業版Gmail)
設計Concept 個人用 企業用
所有權 個人使用者 企業
個別帳號的資料存取權掌握在 知道密碼的使用者 企業管理者
要求存取與個別帳號相關的資料時 要經過個人使用者的同意 本來就擁有存取權
因人員異動喪失個別帳號存取權時 喪失與該帳號有關的所有資料、服務的存取權,只能重新建立 資料可以保存、轉移,原本使用中的服務也可繼續存取

差別二:個人Gmail不須付費 VS 企業用G Suite需要付費使用

個人Gmail信箱可以免費申請使用,G Suite企業信箱則是需要付費使用的。因此G Suite具有許多Gmail信箱所沒有且專為企業設計的不可或缺之功能,以下為G Suite獨有的功能介紹。

郵件地址名稱是專屬的「~~~@企業網域名.com」而非Gmail的「~~~@gmail.com」

G Suite企業信箱可以讓使用者用不同網域名稱的email來收發信件。例如集團旗下有不同子公司,每個子公司各有不同的網域名,G Suite使用者便可以切換網域名稱來發信。而一個G Suite帳號最多可以設定600個不同的網域名(相關限制請參考網域設定常見問題)。

提供「管理者後台」以管理各項設定,個人Gmail信箱則無此功能

G Suite提供「管理者後台」讓管理員能夠管控不同使用者的帳號權限。如管理者可以設定只有業務部才能跟企業外部人士(客戶、廠商等)進行檔案的分享與傳輸,如此一來內勤或行政部門的人員便不具有對外分享檔案的權限。

提供客服電話與信箱的支援服務

使用G Suite的管理者可以透過24小時的英文客服電話或是線上支援等方式來解決使用上的問題。如果是透過正式經銷商購買的話,則享有由經銷商所提供的額外支援服務,如中文客服電話等。

享有更多的使用容量,升級帳號還可享無限容量

G Suite Basic版本所提供的使用容量上限為30GB(含信箱與雲端硬碟),比個人Gmail的15GB多出一倍容量。而G Suite Basic版本用戶亦可以透過升級的方式成為Business版本用戶,便可享有無限容量的使用空間(個人Gmail使用者亦可透過付費方式擴充使用容量)。

不只提供信箱服務,還提供多種雲端辦公協作服務

其實Gmail僅是G Suite企業信箱眾多服務當中的其中一項而已。除了一般熟知的行事曆、雲端硬碟、Google試算表、Google文件、Google簡報等,尚有超過50項的雲端應用程式可供您使用,且不會產生任何額外費用。


差別三:Gmail為個人設計使用 VS G Suite專為企業設計

除了可管理與否、是否須付費之外,個人Gmail與G Suite企業信箱的差異之一便是設計概念打從根本不同。雖然使用上諸多功能相仿,但個人Gmail的設計初衷是針對個人使用者;而G Suite則是從企業、團隊的角度出發。

承上述,由於免費的個人Gmail信箱在預設上是提供給個人使用,因此並沒有管理團隊成員的功能,檔案的分享也僅限個人之間來做分享。假設今天個人Gmail使用者若要分享某個檔案給多名對象時,必須要一個一個去設定每位對象的檔案存取權限。如果今天公司是5人團隊,則必須在要分享的檔案中輸入4次其他成員的信箱。也就是說,公司人數越多,協作分享的作業就會變得越麻煩。

因此若是超過10人以上的公司,將個人Gmail信箱當作企業信箱來使用的話,在團隊協作上將會遇到很多不便之處。但使用G Suite企業信箱的話,所有雲端檔案的存取權限可以預設為公司全體共有。

由於設計概念不同,使得G Suite企業信箱在內部權限的資訊能見度與檔案協作上,比起個人Gmail信箱有更為彈性與安全的設計。

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