「G Suite是最適合行動辦公的郵件系統、4年多沒收過垃圾信!」

2019.05.13case_study

左起為田中系統專員、峰安車業總經理詹先生、資訊人員周先生

左起為田中系統專員、峰安車業總經理詹先生、資訊人員周先生

作為汽車零組件製造暨貿易商的峰安車業,擁有許多國內外客戶群,考量到公司同仁時常需外出參展,有行動辦公的需求,決定將原郵件系統轉換至對行動裝置更友善的G Suite。使用G Suite四年多來,峰安車業不僅解決了行動辦公的問題,也因Gmail的垃圾信過濾功能,免除了垃圾信的干擾。此外,利用Google雲端協作工具,使員工可以透過多人協作,更快完成跨部門的共用檔案,以此作為汽車零組件製造暨貿易商應用G Suite的參考。

客戶基本資訊

公司名稱 峰安車業股份有限公司
公司簡介 峰安車業(NOPORVIS)為汽車零組件製造暨貿易商。主要從事渦輪增壓器(Turbocharger)製造與銷售,擁有為數不少的國內外客戶群。目前為台灣國內少數專精於汽車用渦輪增壓器生產與研發的公司。更在2015年5月為提升渦輪增壓器創新製造技術成立國內研發中心,以提升產品品質與競爭力。
公司類型 汽車及其零件製造業
公司規模 64人
導入時間 2018年

使用成果

Before After
外出回信辦公需要攜帶筆電,非常麻煩 G Suite支援所有行動裝置,外出辦公更便利
容易收到垃圾信、廣告信 Gmail可自動阻擋垃圾信,讓信箱更安全
EXCEL檔僅能各自作業再彙整在一起 Google試算表可多人同時在線上協作

海外出差參展,不用筆電也能輕鬆開啟辦公!

照片為峰安車業周先生分享導入G Suite的緣由

峰安車業作為汽車零組件製造暨貿易商,由於公司需要時常海外出差參展銷售,而過去郵件系統需使用筆電才能收發信件,無法用手機或平板等行動裝置直接收發郵件和檢視文件,對於外出辦公來說十分不便,因此決定轉換至對行動裝置更友善的G Suite。轉換至G Suite後,由於檔案都在Google雲端中,因此員工出差只需透過免費的行動裝置APP或開啟任一瀏覽器,即可直接在手機或平板上收發郵件和檢視文件,更快取得需要的資訊,實現真正的行動辦公。

利用Google協作工具,更快完成7000多筆盤點資料

田中系統專員與峰安車業說明如何活用雲端協作工具

在導入G Suite後,除了使用Gmail之外,峰安車業也善用G Suite當中的Google雲端協作工具,例如Google文件、試算表、簡報等。相較於傳統的桌面辦公軟體,Google雲端協作工具更便於跨部門的資訊傳達,如財務總表這類需要跨部門員工共同檢視與填寫的文件,利用Google試算表開啟公司成員權限,便能多人同時線上協作。此協作方式不僅讓財務總管省去許多彙整資料的時間,也讓各部門員工能更快檢視和填寫所需要的財務資料。

照片為峰安車業周先生分享Google雲端協作工具的應用方式

身為公司資訊人員的周先生表示,在使用Google協作工具以前,若是遇到盤點,7000多筆資料得先將EXCEL檔分別交予各負責人盤點,待各負責人處理完成後,才能彙整所有人的檔案,時常因此彙整到天亮才完工。自從使用Google協作工具後,只要讓各負責人同時在同一份試算表中處理自己負責的部分即可,原先可能需做到天亮的盤點彙整工作,如今只需要3、4個小時就可以輕鬆完成,這是在使用Google協作工具後,員工們感受到最大的差異。

4年多來發出上百張名片,卻幾乎沒收到垃圾信!

照片為峰安車業分享Gmail企業信箱從無垃圾信問題

使用G Suite四年多以來,令峰安車業感到最滿意的便是Gmail的高穩定性和安全性,總經理詹先生表示,由於業務的需要,時常需要外出參展看展、到處發送名片與公司資訊,然而即使發出上百張的名片,四年多來卻從未被垃圾信和廣告信的問題困擾,這都歸功於Gmail的自動辨識垃圾郵件和其他可疑郵件能力極高,讓人可以安心地使用。此外,Gmail的功能也不斷地自動更新、優化,如近期推出的「延後」和「智慧回覆」,也使業務處理繁多的信件能變得更加順利。

負責專員感想

非常感謝峰安車業詹先生與周先生參與本次的採訪企劃,並與我們分享許多G Suite的使用心得。在導入G Suite後,峰安車業善用G Suite中的Google雲端工具辦公,如Google雲端硬碟、Google文件、試算表等工具,讓員工不僅能在外出時行動辦公,溝通與協作上也更為便利,節省了許多時間。我也很榮幸能夠在峰安車業導入G Suite以後,為他們解決許多使用上與設定上問題,協助他們能更順利地使用G Suite。期望G Suite與我們的服務,能確實為峰安車業提升生產力,節省許多時間與成本。

(業務執行 Karen)

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