「G Suite省下一百多萬的會議設備,門市還能用POS機電腦開啟雲端檔案」

2018.09.03example

照片為日藥本舖 蘇經理

日藥本舖 蘇經理

日藥本舖作為在全台各地都有門市的零售業,在導入G Suite後將雲端工具活用於店鋪管理與內部溝通作業。利用Hangouts與廠商、門市視訊會議省下一百多萬的會議設備;並透過Google試算表開啟瀏覽器即可使用的特性,省下門市POS機電腦的硬體設備資源,以此作為大型零售業應用G Suite來減少硬體設備成本、提升生產力的案例參考。

客戶基本資訊

公司名稱 日藥本舖股份有限公司
公司簡介 於微風台北車站開設第一家門市,店鋪主要為販賣日本製及日本廠商製品的藥妝店,醫藥品也是以取得台灣認證的日本製品為主。醫藥品及台灣進口的商品透由台灣總代理商進貨,台灣沒有的製品則直接從日本原裝進口。 希望提供國人健康,強調品質流行趨勢為目標。未來將陸續拓展市場,讓國人可以不用出國即可買到日本商品。
公司類型 藥品/化妝品及清潔用品零售業
公司規模 450人
導入時間 2016年

使用成果

Before After
出國就沒辦法收信,只能請代理人 手機就可以看Gmail,出國也能收信
購買視訊會議設備成本高、維護不易 Hangouts視訊會議連線穩定、筆電平板能遠端開會
登記紙本預約會議室不好管理又麻煩 透過Google日曆統一管理會議室,簡單清楚

Gmail企業版出國也能夠收信,出差不用再找代理人

照片為日藥本舖蘇經理分享Gmail企業版的優勢

原先日藥本舖使用簡易的郵件主機系統,然而該系統一旦未使用公司網路,就無法收發信件,對於下班後需要臨時收發信件的員工來說十分不便;若有緊急狀況也無法即時回應處理,只能請代理人協助回信。因此決定轉換至公司同仁都很熟悉的Gmail。Gmail企業版除了只要連上網路就能夠收發信件之外,更可以透過手機登入帳號使用,即便出國也能即時回覆。而過去有時會發生的垃圾信問題,也因為Gmail企業版能自動過濾垃圾信件與異常檔案,因而大大降低了電腦中毒的風險,減少了許多維護系統的成本。

POS機開網頁就能使用檔案,Google試算表會自動同步資料

照片為日藥本舖蘇經理分享G Suite導入後POS機使用狀況

在全台各地擁有許多門市的日藥本舖,總部時常有許多行政命令與陳列規範需傳達給各門市。過去各門市為了存取總部發布的文件,電腦還得安裝文書軟體,這些軟體對於硬體設備的要求較高,某些只有簡易POS機的門市使用上較困難。不過在轉換至G Suite後,只要透過瀏覽器開啟網頁,就可使用雲端硬碟中的資料,因此較不佔用硬體設備的資源。除此之外,過去傳遞檔案得靠信件往返,需確認收到的檔案是否為最新版本;而Google試算表會自動同步所有的更動,避免店鋪看到錯誤的舊版資訊,也省下確認版本的時間。

用Hangouts與中南部店鋪視訊會議,省下一百多萬的會議設備

照片為日藥本舖總部辦公室日藥本舖總部辦公室

由於日藥本舖商品眾多,合作廠商需時常至總部介紹新產品的功能與規範,為了能將這些資訊佈達給各店鋪知悉,因此需進行遠端視訊會議。過去曾花費一百多萬購買設備、建置語音會議系統;然而系統維護不易、修理成本高且攜帶不便,因而決定使用G Suite的Hangouts進行視訊會議。使用Hangouts除了不必額外花錢維護設備外,比起其他通訊軟體,連線時的穩定度與流暢度也讓蘇經理十分滿意,畫面與聲音不會斷斷續續,讓中南部店鋪不會遺漏任何重要的資訊。

Google日曆管理辦公室資源,預約會議室、行程更方便

照片為蘇經理展示如何在手機上應用Google日曆即時查看同事行程蘇經理展示如何在手機上應用Google日曆即時查看同事行程

過去日藥本舖在尚未導入G Suite前,若需使用會議室得向總機登記紙本預約,然而透過紙本登記會議室無法即時反應預約狀況,若有同仁預約同時段,還得請總機協調安排,耗費不少時間。轉換G Suite後,Google日曆能將公司內部的辦公室設成資源,讓同仁直接線上預約,並自動排除會議室已預約的時段,避免同時預約,不需再麻煩總機協調與安排。若使用手機開啟Google日曆,也能夠外出時馬上查看彼此有共享的日曆,知道誰外出、會議,省下不少溝通確認的時間。

負責專員感想

感謝蘇先生大方與我們分享了從導入G Suite到現在一路以來的使用心得,日藥本舖不僅使用Gmail,甚至連雲端硬碟、Hangouts、日曆資源、群組等都有效地應用在辦公環境中,將G Suite發揮得淋漓盡致。與之前雷電主機的環境相比,G Suite提供給同仁的雲端辦公環境,不管是整體成本的降低,或是介面操作的方便度提升,都讓大家體會到有明顯的差異,同時感受到G Suite所帶來的強大C/P值。客戶能夠如此發揮其價值,正是我們所希望能帶給客戶的體驗。此外,也很高興他們能藉由公司內部強大的IT部門,協助公司同仁更加活用G Suite,應用在辦公環境中,展現G Suite的價值。

(業務執行 Rainnie)

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