「社團法人也能使用的Gmail企業版信箱,再也不用花大錢自架主機!」

2018.06.22example

照片左起為青創會副秘書長林學瑞先生、田中系統專員

左起為青創會副秘書長林學瑞先生、田中系統專員

藉由青創會導入G Suite,使用高安全性的Gmail再無被盜用情況為例;並活用Google雲端硬碟、協作平台與網上論壇,讓內部溝通與專案進度管理更加順利,提供社團法人作為導入G Suite的案例參考。

客戶基本資訊

公司名稱 社團法人中華民國全國青年創業總會
公司簡介 中華民國全國青年創業總會(簡稱青創會)為行政院青年輔導委員會於1972年5月17日輔導成立,創會初期是由一群獲得政府青年創業貸款補助,創業有成且熱心服務社會的有為青年企業家所組成。

青創會在政府相關單位的輔導、培植之下,逐步成長、茁壯。1992年因應全國各縣市會員的需求,陸續成立縣市「聯誼會」,以使各縣市會員能就近參與青創會所舉辦的各項活動,並同時開始為日後成立各縣市青創會(分級組織)培育社團領導幹部。

1997年起青創會陸續促成各縣市聯誼會登記立案成為地方性社團,以便爭取在地資源補助與深耕會務。現今成為台灣以輔導創業為宗旨「成立最久、規模最大、資源最多、經驗最豐富」的社團法人。
公司類型 社團法人 全國性經濟類工商團體
公司規模 100人
導入時間 2016年

使用成果

Before After
電腦中毒,被盜用的同仁發送上萬封垃圾信 再無盜用問題,異常IP登入主動通知
Outlook單封信件超過一定大小開啟速度變慢 Gmail不論信件大小皆不影響信件開啟速度
檔案與照片存NAS,出外辦公不方便 不同裝置同步處理,手機也能讀檔案和信件

異常IP登入主動通知,高安全性的Gmail讓信箱不再被盜

照片為青創會副秘書長林學瑞先生異常IP登入主動通知

過去青創會使用其他廠商的電子信箱,曾遇到信箱被盜用的情況,被盜用的信箱短時間內寄出了上萬封的垃圾郵件,讓青創會困擾不已。選擇Gmail企業版,一來是因為Gmail可以避免收到許多垃圾信件,二來是Gmail有銀行等級的高安全性讓人十分放心。若有異常IP登入的情況,會主動通知,讓管理者能夠及時防護。除此之外,過去使用Outlook收信,若單封信件超過一定大小,信件開啟速度會變得很慢,但Gmail的信件讀取速度相當穩定,不論信件大小絲毫不會影響開啟信件時的速度。

不同裝置同步處理,讓全體員工願意轉換至G Suite

照片為青創會辦公室環境

青創會副秘書長林先生坦言,原先有九成同仁都是習慣使用Outlook的介面與功能,轉換初期雖有部分員工暫時無法適應新的介面,然而在決定全面轉換成Gmail之後,更快速的信件讀取速度讓使用者明顯感受到與Outlook的差異。此外,青創會在內部推行轉換Gmail之初,也向同仁宣導Gmail能便於在不同裝置間處理信件與檔案,即便使用手機也能夠輕鬆同步信件與檔案。

社團法人的章程法規,透過雲端硬碟和協作平台輕鬆整理!

照片為青創會副秘書長林學瑞先生分享G Suite協作平台

青創會作為活躍的社團法人,每年對內對外有許多活動與課程,透過使用G Suite的雲端硬碟,能更快分享活動照片、檔案。而內部資料、章程法規、新人教育訓練等檔案,則能夠放在協作平台中,供需要使用的同仁自行至協作平台中參閱。不論過去使用的檔案是WORD還是PDF,都可以上傳到Google雲端硬碟中,再以連結的形式整理在協作平台。當有多人參與的專案編組需執行時,則可以透過Google 網上論壇,和小組、機構成員討論專案中的各項事務並制定計劃,便於管理專案進度與工作分配。

轉換G Suite的2年多來,九成問題都可自行輕鬆解決!

照片為田中系統專員向青創會副秘書長說明如何聯絡支援小組田中系統專員向青創會副秘書長說明如何聯絡支援小組

青創會轉換至G Suite已兩年有餘,這段期間內部同仁確實感受到G Suite的高穩定度與安全性。兩年多來使用並無任何問題。操作上若有設定的需求,只要從管理後台直接設定,或自行在Google說明中心尋找教學文章即可順利解決。即便先前有員工誤刪了雲端硬碟的檔案,緊急狀況下找不到檔案復原的設定,也能夠直接向田中系統專員尋求協助,讓問題在最短的時間內順利解決。除此之外,G Suite也有支援小組的專線可以直接線上尋求專業人員的協助,就算系統有問題也不怕找不到人求助。

負責專員感想

青創會於2016年時導入G Suite,在經過半個多月的評估後選擇了田中系統作為服務的經銷商。在會面過程中,林先生與我們分享導入前由於同仁電腦中毒,導致信箱遭駭、濫發病毒信件的事件發生,再次地讓我體認到了安全性的重要。而在導入G Suite後,Google所提供的安全性措施也讓林先生與青創會非常安心,過去因中毒而帳號被盜用的事件,就再也沒有發生過了,真的很為他們開心。

也希望透過青創會的分享,讓更多的企業或社團認知到,自架主機的安全性其實不見得比有銀行防護等級的Gmail高。雖說企業也可花費鉅額自架高安全性的郵件主機,然而對於社團法人與中小型企業來說,高安全性卻不需鉅額維護成本的G Suite,反而是更合適的選擇。很高興青創會有許多優秀又專業資訊人員,協助協會成員辦公的應用,甚至是自行開發API來搭配G Suite提升工作的效率,相信未來他們也一定會運用得越來越好的,發揮G Suite的最大效益!

(業務執行 Joe)

對導入有興趣可是不知道該怎麼做嗎?

還不了解G Suite是什麼嗎?

每周四下午3:00在我們市府站的辦公室, 固定舉辦G Suite諮詢會,歡迎您報名參加。

還不了解G Suite是什麼嗎? 還不了解G Suite是什麼嗎? 報名參加(名額有限)

導入G Suite費用會是多少呢?

想要導入G Suite,但是不清楚大概需要多少錢嗎?歡迎您填寫線上報價單。

導入G Suite費用會是多少呢? 導入G Suite費用會是多少呢? 產生報價單

想要得到進一步的資訊嗎?

與其花時間摸索,不如我們直接協助您,現在就填寫表單,請專人與您聯絡。

想要得到進一步的資訊嗎? 想要得到進一步的資訊嗎? 安排專人說明
PAGETOPPAGETOP