「G Suite解決了長期困擾的郵件惡意攻擊問題,也能輕鬆管理不同網域!」

2018.04.16example

G Suite解決了長期困擾的郵件惡意攻擊問題,也能輕鬆管理不同網域!

豐華管理顧問 Bryce

豐華管理顧問自2017年起由田中系統導入G Suite服務,實際使用後徹底解決了過去郵件主機被攻擊就無法正常收發信件的問題。透過管理後台的操作與專員的協助,也幫助他們更加便利管理多個網域。因此,我們以豐華管理顧問作為管理多網域,並實際解決郵件攻擊問題的導入案例與您分享。

客戶基本資訊

公司名稱 豐華管理顧問股份有限公司
公司簡介 豐華管理顧問股份有限公司成立於1995年,目前管理豐華音樂經紀股份有限公司、大鵬傳播事業股份有限公司、新視麗娛樂創作有限公司等。
公司類型 工商顧問服務業
公司規模 50人
導入時間 2017年

使用成果

Before After
信箱被攻擊後就無法正常收發信 安全性高,搜尋郵件紀錄能立即解決問題
多網域要管理多台主機,一個月花3天維護 多網域在同個後台管理,一年花3天維護
員工離職時轉檔、備份等作業需花費一週 新員工能直接繼承離職員工帳號的權限

為解決長期困擾的郵件惡意攻擊,從自架郵件主機搬到Gmail企業版

解決長期困擾的郵件惡意攻擊,從自架郵件主機搬到Gmail企業版

由於過去自架mail server時常遭到惡意攻擊,信箱無端成為垃圾信件的製造者,使公司信箱被設為黑名單,無法進行正常的收發信件,這對任何一家公司來說,都是非常嚴重的問題。當這種狀況一再發生,便開始評估究竟要購買更好的防護系統設備,還是使用像G Suite這樣安全性高的雲端工具。最後之所以選擇G Suite,除了費用與維護成本考量外;更重要的是同事私下幾乎都熟悉Gmail與日曆的操作,評估下來不如買G Suite帳號划算又省心。

郵件紀錄的搜尋功能,如同信箱的診斷報告書

郵件紀錄的搜尋功能,如同信箱的診斷報告書

決定使用G Suite企業版後,除了不用再像過去自架mail server讓人擔心安全性與穩定性之外;田中系統專員所教的「郵件紀錄搜尋」和「黑名單白名單」等後台管理功能也相當方便。即便公司同仁的信箱出了問題,只要透過郵件紀錄搜尋,就可以直接找出該信箱中出問題的環節,如同信箱的診斷報告書,省去了過往必須從每位同仁的每封信件中尋找的時間。若需進一步封鎖危險的寄件者,也能夠在管理後台使用黑名單白名單快速排除危險的寄件者名單。

不同的子公司網域,靠同一個後台統一管理

不同的子公司網域,靠同一個後台統一管理 即使公司旗下有許多不同子網域,也能藉由一個後台進行同步管理

過去為了讓子公司有不同的網域名稱就得架設不同的主機;當問題發生時,就得一直重開這些主機。現在使用G Suite,只要在同一個管理後台,就可以管理不同的網域,省了很多麻煩。一開始不太熟悉管理後台的時候,遇到任何問題就尋找田中系統專員協助,透過她的協助熟悉後台操作後,管理變得非常便利。過去掛四台主機一個月平均要花2~3天的時間維護,現在平均一年只要花個2~3天處理就好了。

解決人員異動時的轉檔問題,輕鬆轉移帳號權限

解決人員異動時的轉檔問題,輕鬆轉移帳號權限

過去若有人離職或在子公司間調動,得需要將近一週的時間處理郵件與資料的備份轉移,當中還會遇到許多轉檔與版本不同的問題;使用G Suite之後,完全可以輕鬆把離職員工的帳號繼承給新員工,新員工可以直接存取離職員工留下的所有檔案與信件,而且G Suite可以100%使用瀏覽器操作,每個人都是同步更新成最新版,也不會有任何版本和檔案無法相容的問題,現在處理離職交接轉移,只要一小時內就能夠解決了!

負責專員感想

豐華管理顧問當時因為自架的郵件主機屢屢遭到攻擊,無法正常收發信件,因此當Bryce來電諮詢時,我可以理解當時他的焦慮與急迫性,想尋覓一個更安全、也更適合自己的系統。因此,我除了讓他了解G Suite本身的功能應用以外,也詳細說明了G Suite本身具備的安全防護條件,可以如何滿足他們的需求,讓他們對於轉換系統可以感到安心。

很高興看到豐華管理顧問在轉換G Suite後,除了不用再擔心server掛掉或收發信異常的風險,也可以在後台更方便、更安全地管理不同網域。不論是處理信箱異常或人員異動,都因此省下了許多時間,減輕了作業上的負擔。這是除了原先所在意的安全性與穩定性以外,讓他意料之外的好處,也讓豐華管理顧問能將省下的時間成本去做更多的事情!

(業務執行 Rainnie )

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