進階應用

因應G Suite(如Gmail企業信箱)的廣泛使用,亦有廠商開發出G Suite相關的外掛功能。而對於企業而言,最常使用的外掛功能有:
「限定登入」,即針對IP位置或裝置等進行限制與設定;
「組織通訊錄」,可便於企業管理內部或客戶通訊資料;
「工作流程建立」,將例行的工作審批流程轉換至後台執行,減少人力與時間的耗費。

總體而言,企業所採用的外掛多用於「強化企業在使用G Suite的安全性」與「提升內部工作流程的便捷」。

組織通訊錄組織通訊錄

組織通訊錄

可將公司內部所有人員的通訊資料組織成易於搜索的樹狀結構,可方便職員在收發郵件、邀請日曆時,即使不知道對方部門、或忘了對方姓名的情況下,還是能藉由樹狀結構輕易查找到該人員資訊。

適用情境:時常需要群組寄信?想對某人發信卻忘了對方全名或部門?想針對企業客戶進行客戶資料管理?如有此類需求相當推薦您購買「組織通訊錄」。

工作流程建立工作流程建立

工作流程建立

可將工作流程自動化的便利型外掛,尤其針對須「申請→批准→審批→瀏覽→通過/駁回」等流程建立自動化的工作流,減少人員親自跑流程耗費的時間成本,並自動化通知須審核者有相關文件待審中。此外,針對跨部門等費時費力的申請而言亦更為方便。

適用情境:可針對任何須固定工作流程等項目建立工作流,如請假系統。公司若建立一套完備的請假系統,員工要請假時便只須提交申請,等待主管審核、核准即可,省去再專程拿著請假單到主管辦公室給主管核准的時間。

單點登入單點登入

單點登入

可針對IP位置與裝置限定登入與否,也可從後台進一步設定特定組織或使用者登入G Suite帳戶的權限。

適用情境:如要禁止使用者在公司外部登入,或想管控員工是否能透過個人電腦或行動裝置登入公司帳戶,則可利用此外掛功能進行設定。

限制登入位置限制登入位置

限制登入位置

可建立「許可清單」來限制使用者可登入的IP位置,登入時須以單點登入(Single sign-on,SSO)的方式驗證。而清單以外的IP便無法登入帳戶。

適用情境:希望限制使用者只能使用公司IP進行登入嗎?想要避免員工利用公司以外的IP位置登入嗎?該機制便可防止貴公司員工透過其他IP位置登入企業帳戶。

限制登入裝置限制登入裝置

限制登入裝置

可限定特定裝置登入G Suite帳戶與否,如欲使用行動裝置登入,則須由管理員允許登入,並於登入時通過驗證、方可登入。

適用情境:您可以利用該外掛功能,避免公司人員用其他裝置(如手機或平板)登入企業G Suite帳戶,進行員工登入裝置的限制。

限制瀏覽器限制瀏覽器

限制瀏覽器

限制使用者登入的瀏覽器,可針對G Suite所有使用者或部分使用者進行設定。

適用情境:若公司想限定使用者透過特定瀏覽器(如Google Chrome)才能登入的話,便可利用該外掛。

限制登入時間及強制登出限制登入時間及強制登出

限制登入時間及強制登出

限制登入時間:可指定在特定時間讓使用者登入(如限定只有上班時間才能登入)。
強制登出:若使用者超過一定的時間未使用的話便進行強制登出,且如發現可疑登入紀錄能立即通知管理員。

適用情境:可藉由確實地控管使用者操作G Suite(如Gmail企業信箱)的時間來加強安全性。

如對上方外掛在功能上有疑問或是想進一步了解者,
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