第3步 全面推展至所有使用者

第3步 全面推展至所有使用者 第3步 全面推展至所有使用者

變革管理是提升投資報酬率所不可或缺的要素。
在導入計畫的最終階段(第3步)全面推展至貴機構。
為推展變革管理,事前準備評估需要30天,全體啟用則需要1天,以利導入過程順利而非混亂。

此階段的目的※詳細重點請參閱下一項之變革管理

  • 最晚於推展日2週前鼓勵使用者提早體驗G Suite
  • 以郵件、日曆、聯絡人為中心推展
  • 開始導入其他G Suite的服務
  • 積極鼓勵早期導入使用者當作支援導引者
  • 全面推展事前的準備、通知以及教育訓練

此階段的行動

  • 郵件透過G Suite進行分類傳送
  • 於各地、各部門設置諮詢窗口
  • 提供使用者訓練和支援
  • 開始預告與準備廢除既有郵件系統

變革管理帶來的價值

  • 針對遷移G Suite至全公司的計畫建立體系
  • 縮短共存期間(執行過去的系統和G Suite兩者)
  • 減少保留遷移者和拒絕者,提高使用者滿意度
  • 提高效能和導入速度
  • 用G Suite實現最高的投資報酬率

根據McKinsey的調查,比起變革管理進行得不完整的專案,順利進行變革管理的專案創造出明顯較高的ROI(差距為108%)。-「Change Management That Pays」(優化成本的變革管理)、McKinsey

變革管理的重點

事前準備、掌握

  • 檢討對於各管理職和各部門的影響大小與支援方針
  • 掌握公司內部可活用的人才
  • 開始準備早期導入者身為導引者的功能。
  • 以問卷等方式掌握實際使用者的準備狀況和期待度

通知

  • 檢討向貴機構公告導入事宜的方法
  • 建立通知貴機構G Suite的投資成效與優點的策略

訓練

  • 準備訓練網站或資料
  • 配置各地、各部門的諮詢窗口人才
  • 視需求準備一對一、團體、線上訓練
  • 積極鼓勵早期導入使用者當作支援導引者

檢討對於各管理職和各部門的影響大小與支援方針

以下表格為導入G Suite後,對於管理職與各部門的影響程度的參考範例,以及相關的因應手法與其他資訊。

使用者族群變更的影響手法其他資訊
經營主管
  • 營運委員會會議
  • 經營主管概要
  • 一對一訓練/指導
  • 可列印的使用者指南
  • 使用者人數:20人
  • 場所:總公司
  • 語言:中文
管理階層/
個人助理
  • 簡明扼要的郵件訊息
  • 課堂形式的訓練
  • 線上研習會
  • 線上檔案文件
  • 可列印的使用者指南
  • 使用者人數:50人
  • 場所:總公司、在地辦公室
  • 語言:中文、英文
IT管理階層
  • 專案會議
  • 一對一的訓練
  • 實踐演習
  • 線上檔案文件
  • 使用者人數:3人
  • 場所:總公司
  • 語言:中文
協助單位/
IT支援團隊
  • 課堂形式的訓練
  • 線上研習會
  • 線上檔案文件
  • 使用者人數:25人
  • 場所:總公司
  • 語言:中文
行動裝置使用者
  • 線上學習
  • 影片
  • 線上研習會
  • 線上檔案文件

  • 使用者人數:200人
  • 場所:總公司、在地辦公室
  • 語言:中文
一般使用者
定期使用郵件和日曆的以往的知識工作者
  • 線上學習
  • 影片
  • 線上研習會
  • 線上檔案文件
  • 郵件
  • Google網站
  • 諮詢時間
  • 使用者人數:500人
  • 場所:總公司
  • 語言:中文、英文
沒有自己的辦公桌的使用者
郵件和日曆的使用受限。大多使用公共工作區域
  • 可列印的使用者指南
  • 線上學習
  • 影片
  • 線上研習會的影片
  • 午餐集會
  • 使用者人數:3000人
  • 場所:總公司、在地辦公室
  • 語言:中文、英文

掌握公司內部可活用的人才

提前掌握的人才類別

  • (為了減少後續導入的問題產生)
  • 各部門代表、決策者
  • 各區域代表、決策者
  • 訓練暨支援團隊
  • 專案經理、管理階層、專員
  • 貴機構的IT夥伴、顧問

可成為G Suite導引者的人才

※導入第2步(早期導入)時事先準備適合成為導引者的人才。
擁有Google產品使用經驗者、遷移意願高的支持者

何謂G Suite導引者?

身為G Suite的支持者,支援同事順利進行遷移。

為何導引者有效?

同事若能及時進行一對一支援,即可有效率地應用新服務。此外,可減輕IT人員和協助單位的負擔,不再需要反覆處理「……該怎麼做?」這類相同的問題,而能專心建立關於支援的體制。

以問卷等方式掌握實際使用者的準備狀況和期待度。

提前掌握人才及調查準備

G Suite:使用者的準備調查
誠摯感謝您協助參與此問卷。您所填寫的回答將有助於G Suite遷移準備。

  • 您如何得知將遷移至G Suite?
  • 來自企業內部網路的郵件
  • 來自郵件往來
  • 來自主管
  • 來自同事
  • 尚未取得任何關於G Suite的消息
  • 為了知道G Suite的詳細資訊,您使用了哪些資料?
  • G Suite學習中心
  • Google指南
  • 主管
  • IT協助單位
  • 我不知道哪裡可以確認詳細資訊
  • 其他:

您認為什麼樣的準備有助於遷移?

不可省略問卷調查的理由!為何實施問卷調查比較好?

基於問卷調查的結果,可以對必要的領域或特定使用者、場所進行重點式計畫。為了避免導入時發生無法預期的問題,有必要掌握這些資訊。

  • 對於經營主管或「有什麼遷移準備?」、「還有哪裡需要應對?」等這類疑問,可基於資料回答。

為了有效進行問卷調查

  • 至少於全面導入的3週前向使用者發送問卷。
  • 問卷設計簡短且簡潔。能簡單填寫的形式,回答率較高。
  • 和公司內外的相關人士共同持有資料。由於可能會要求建議或支援,因此事先出示資料會有幫助。

關於通知

討論關於貴機構公告導入事宜的方法。
建立通知貴機構G Suite的投資成效與優點的策略。

全面啟動的兩個禮拜前通知所有使用者。
Template Email 1: First notification

全面啟動的兩天前說明搬家的流程。
Template Email 2: Reminder with preparation

在全面啟動之後立即發使用者的通知使用信,裡面說明第一步要做什麼及需要幫忙的時候要找誰協助,通常使用者第一次看到的通知會顯示在Gmail收件箱最上面。
Template Email: Welcome message

為了提升大家對G Suite系統遷移的意識,於全面啟動的三個禮拜前在辦公室裡面比較顯眼的地方貼海報
Poster

教育訓練

  • G Suite的協助單位 訓練檔案文件和支援網站上線。
  • 向使用者實施訓練課程。
    • 團體型訓練
    • 透過線上影片提供訓練
    • 透過視訊會議提供訓練

與其花費時間自行摸索,不如讓我們直接跟您說明。 無論產業與規模,提供專屬協助,填寫表單,將會立刻回覆您。

安排專人說明