第2步 推展至早期導入使用者

推展至示範使用者,檢驗遷移計畫!
預估期間:30天~60天

第2步 推展至早期導入使用者 第2步 推展至早期導入使用者

此階段的目的

以Gmail為中心,讓將協助團隊發揮G Suite功能的導引角色們,先行了解狀況。為了增加導入計畫的支持者,且減輕遷移的壓力,我們推薦採用不改變既有的郵件使用環境,讓既有環境與G Suite均可使用、共存 (雙重寄送)。

此階段的行動

透過G Suite從既有的郵件系統,將郵件切換為分類傳送後,開始蒐集與原有系統操作上的差異等珍貴意見,並參考早期導入計畫使用者的反應,以利修正全面推展時的訓練暨支援計畫。

誰適合成為早期導入使用者?

盡可能大範圍尋找代表和支持者。建議為管理職或部門代表,而選擇主管做為早期導入使用者的好處,是能使其助理或直轄下屬也成為早期導入使用者。另外,對於使用G Suite等Google產品有經驗,或遷移意願高的支持者也是早期導入人才的選擇。

何謂G Suite導引者?

身為G Suite的支持者,支援同事順利進行遷移。

為什麼需要導引者?

同事若能及時進行一對一支援,即可有效率地應用新服務。此外,可減輕IT人員和協助單位的負擔,不再需要反覆處理「……該怎麼做?」這類相同的問題,而能專心建立關於支援的體制。

何謂分類傳送?

針對不同使用者,可選擇將郵件傳送至G Suite或既有郵件系統。

分類傳送

優點

於計畫推展中有效的做法為:控制及確保郵件是否傳送至每個使用者,不只參與推展計畫準備階段的使用者可繼續使用既有郵件環境,也可成為忘記新增G Suite使用者時的安全對策。

利用時機

  • 早期導入使用者階段
  • 擁有複雜的郵件傳送系統的顧客