選擇G Suite的前五大理由之五

便於檔案分享與外出使用

公司NAS中的檔案,備份到Google雲端硬碟外出使用與搜尋資料更便利

過去許多企業使用NAS作為公司檔案的儲存空間,隨著雲端儲存技術的進步,許多企業開始考量使用雲端硬碟,那麼企業該如何選擇合適的儲存空間?以及該如何善用這兩種儲存空間呢?

企業應該使用NAS還是雲端硬碟來儲存檔案?

由於雲端儲存技術的進步,有越來越多的企業從過去利用NAS(Network Attached Storage)來儲存檔案,考慮轉向使用雲端硬碟儲存公司的檔案。不過,雖然兩者都可以用來儲存檔案,卻是不一樣的東西,也不一定需要在兩者之間二選一。NAS為區域網路的實體硬碟,可以作為公司存放內部使用的檔案,並自行擴充其儲存空間;而雲端硬碟為雲端網路的虛擬硬碟,則適合用來作為共享檔案、外出使用的儲存空間。

使用雲端硬碟儲存檔案的4個好處

雲端硬碟又被稱網路磁盤、網路空間等,是指提供線上空間讓使用者上傳與下載檔案的服務。目前市面上最多人使用的雲端硬碟服務供應商有Google Drive雲端硬碟、Dropbox與SkyDrive等,許多各;但不論選擇哪一家供應商,使用雲端硬碟幾乎都有以下好處:

一、不用連到公司區域網路, 也能使用檔案

雲端硬碟只要連上網際網路,即便不在辦公室,也可以使用檔案,不像過去NAS需要連結區域網路,才能使用檔案。有些雲端硬碟供應商也針對行動裝置提供該APP,讓使用手機、平版的用戶也可以輕鬆開啟檔案。

二、分享檔案不用上傳到附件,用連結即可分享檔案

雲端硬碟能夠直接利用檔案或資料夾的連結,快速地分享檔案。只要將檔案連結貼上到信件或聊天訊息中,對方就可以檢視或下載檔案,不必再像過去需要等待檔案慢慢上傳到信件附件,加快溝通合作的速度。

三、利用搜尋功能,可以更快找到檔案

相較過去使用NAS儲存檔案,若要尋找檔案需要知道檔案的資料夾路徑;使用雲端硬碟則可以利用搜尋功能,輸入檔案名稱或內容的關鍵字,即可快速找到相對應的相關檔案,不需要一一點選資料夾尋找,利用搜尋可以3秒內找到你要的資料。

四、擴充空間不需要買實體硬碟

相較於使用傳統實體硬碟,若想擴充儲存空間,得自行購買硬碟並找空間保存,使用雲端硬碟若想擴充儲存空間,只需要像雲端服務供應商申請加購新增儲存空間即可,既不佔空間,也不用擔心保存與維護問題。

Google Drive雲端硬碟也有企業版,讓員工間分享檔案更容易

Google Drive雲端硬碟,除了有一般用戶所使用的個人版之外,也有提供給G Suite用戶的企業版雲端硬碟。Google Drive的企業版比起個人版Google Drive,擁有更大的雲端儲存空間和多項好處,讓員工之間在分享與管理檔案時能更加便利。

Google Drive雲端硬碟個人用戶與企業用戶的差異

個人用戶 G Suite企業用戶
空間容量 15G 30G~無限大容量
文書用途的雲端協作工具 有,不會佔用雲端儲存空間 有,不會佔用雲端儲存空間
檔案分享 需輸入共用者電子郵件 預設網域內使用者皆可檢視檔案,分享檔案更快速
共用雲端硬碟
*需G Suite Business或G Suite Enterprise
共用雲端資料夾擁有者為整個團隊,不受成員調動或離職影響。
備份與同步
雲端硬碟檔案串流 有,可於電腦本機檢視檔案,但不會佔用電腦硬碟的空間

※備份與同步處理(Backup and Sync from Google Google)與雲端硬碟檔案串流( Drive File Stream )的詳細比較可參考Google官方說明文章


Google Drive雲端硬碟與NAS可以怎麼結合?

既然Google Drive雲端硬碟這麼便利,是否能與現有的NAS結合,讓公司同時有兩個檔案儲存的空間?以下有三種Google Drive雲端硬碟與NAS的結合模式,讓你不用在NAS與Google Drive雲端硬碟之中二選一。

將兩邊指定的資料夾同步

將兩邊指定的資料夾同步

將Google Drive雲端硬碟的資料備份到NAS

將Google Drive雲端硬碟的資料備份到NAS

將NAS資料備份到Google Drive雲端硬碟

將NAS資料備份到Google Drive雲端硬碟


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