選擇G Suite的前五大理由之五

便於檔案分享與外出使用

公司NAS的檔案不便分享和外出使用嗎?

過去許多企業使用NAS作為公司檔案的儲存空間,隨著雲端儲存技術的進步,許多企業開始考量使用雲端硬碟,那麼企業該如何選擇合適的儲存空間?以及該如何善用這兩種儲存空間呢?

企業應該使用NAS還是雲端硬碟來儲存檔案?

由於雲端儲存技術的進步,有越來越多的企業從過去利用NAS(Network Attached Storage)來儲存檔案,考慮轉向使用雲端硬碟儲存公司的檔案。不過,雖然兩者都可以用來儲存檔案,卻是不一樣的東西,也不一定需要在兩者之間二選一。NAS為區域網路的實體硬碟,可以作為公司存放內部使用的檔案,並自行擴充其儲存空間;而雲端硬碟為雲端網路的虛擬硬碟,則適合用來作為共享檔案、外出使用的儲存空間。

使用雲端硬碟儲存檔案的4個好處

雲端硬碟又被稱網路磁盤、網路空間等,是指提供線上空間讓使用者上傳與下載檔案的服務。目前市面上最多人使用的雲端硬碟服務供應商有Google Drive雲端硬碟、Dropbox與SkyDrive等,許多各;但不論選擇哪一家供應商,使用雲端硬碟幾乎都有以下好處:

一、

不用連到公司區域網路, 也能使用檔案

雲端硬碟只要連上網際網路,即便不在辦公室,也可以使用檔案,不像過去NAS需要連結區域網路,才能使用檔案。有些雲端硬碟供應商也針對行動裝置提供該APP,讓使用手機、平版的用戶也可以輕鬆開啟檔案。

二、

分享檔案不用上傳到附件,用連結即可分享檔案

雲端硬碟能夠直接利用檔案或資料夾的連結,快速地分享檔案。只要將檔案連結貼上到信件或聊天訊息中,對方就可以檢視或下載檔案,不必再像過去需要等待檔案慢慢上傳到信件附件,加快溝通合作的速度。

三、

利用搜尋功能,可以更快找到檔案

相較過去使用NAS儲存檔案,若要尋找檔案需要知道檔案的資料夾路徑;使用雲端硬碟則可以利用搜尋功能,輸入檔案名稱或內容的關鍵字,即可快速找到相對應的相關檔案,不需要一一點選資料夾尋找,利用搜尋可以3秒內找到你要的資料。

四、

擴充空間不需要買實體硬碟

相較於使用傳統實體硬碟,若想擴充儲存空間,得自行購買硬碟並找空間保存,使用雲端硬碟若想擴充儲存空間,只需要像雲端服務供應商申請加購新增儲存空間即可,既不佔空間,也不用擔心保存與維護問題。

Google Drive雲端硬碟也有企業版,讓員工間分享檔案更容易

Google Drive雲端硬碟,除了有一般用戶所使用的個人版之外,也有提供給G Suite用戶的企業版雲端硬碟。Google Drive的企業版比起個人版Google Drive,擁有更大的雲端儲存空間和多項好處,讓員工之間在分享與管理檔案時能更加便利。

Google Drive雲端硬碟個人用戶與企業用戶的差異

個人用戶 G Suite企業用戶
空間容量 15G 30G~無限大容量
文書用途的雲端協作工具 有,不會佔用雲端儲存空間 有,不會佔用雲端儲存空間
檔案分享 需輸入共用者電子郵件 預設網域內使用者皆可檢視檔案,分享檔案更快速
共用雲端硬碟
*需G Suite Business或G Suite Enterprise
共用雲端資料夾擁有者為整個團隊,不受成員調動或離職影響。
備份與同步
雲端硬碟檔案串流 有,可於電腦本機檢視檔案,但不會佔用電腦硬碟的空間

※備份與同步處理(Backup and Sync from Google Google)與雲端硬碟檔案串流( Drive File Stream )的詳細比較可參考Google官方說明文章

Google Drive雲端硬碟與NAS可以怎麼結合?

既然Google Drive雲端硬碟這麼便利,是否能與現有的NAS結合,讓公司同時有兩個檔案儲存的空間?
以下有三種Google Drive雲端硬碟與NAS的結合模式,讓你不用在NAS與Google Drive雲端硬碟之中二選一。

將兩邊指定的資料夾同步

將兩邊指定的資料夾同步

將Google Drive雲端硬碟的資料備份到NAS

將Google Drive雲端硬碟的資料備份到NAS

將NAS資料備份到Google Drive雲端硬碟

將NAS資料備份到Google Drive雲端硬碟

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