G Suite帳號版本選擇指南

G Suite帳號版本的選擇建議

G Suite Basic、G Suite Business和G Suite Enterprise三個版本,不太清楚該購買哪個版本嗎?
不要緊,請參考下方內容,我們提供了幾個選擇G Suite版本應該考量的因素。

光買G Suite Basic版本夠用嗎?

G Suite只有三種版本所以是很容易選擇的。
由於G Suite Business及G Suite Enterprise包含了G Suite Basic所沒有的功能,因此您可能正在考量買G Suite Basic版本是否夠用。​在G Suite Business和G Suite Enterprise的進階功能之中,是不是有任何一個對貴公司來不可或缺的功能,如果有的話,那就從Business或Enterprise兩者當中去做選擇;如果當中沒有貴公司需要、也沒有計畫要使用的功能,我們建議一律從G Suite Basic版本開始使用(G Suite版本隨時能夠進行升級)。以下我們將介紹G Suite Basic版本「未提供的」三項功能,希望能夠幫助企業更輕鬆、更明智的選擇最合適的G Suite版本。​

​3項G Suite Basic版本未提供的功能

保管箱

保管箱

保管箱功能可以讓企業針對電子郵件、雲端硬碟檔案、傳統版Hangouts 及Google Talk及Google Chat對話(皆須開啟記錄功能)、Google meet的視訊內容進行留存及匯出,也可設定為日後法務訴訟等需求的保留項目。

我們的看法
保管箱的用途並非在於資料的備份,而是供企業內部進行稽核、調查之用。對於重視風險管控的企業來說,保管箱可大幅降低公司在法規遵循方面的成本支出與風險。

共用雲端硬碟

共用雲端硬碟

不同於一般的個人雲端硬碟,共用雲端硬碟內部的檔案所屬為機構成員,不為成員個人。因此即使成員退出也不影響裡頭的所有檔案。且可以針對各成員設置不同權限。

我們的看法
G Suite Basic版本的Google Drive內的檔案擁有權屬於個別員工,而Business以上版本則有Team Drive的功能,可以部門或團隊為單位來管理檔案,並取代實體檔案主機。

Google雲端搜尋

Google雲端搜尋

可以利用該搜索功能一次性地快速查找企業網域內所有資料,包含雲端檔案、郵件、日曆等都可以快速搜尋。當然,搜尋結果只會出現搜尋者本身有權限讀取的內容,未具備權限的檔案等不會顯示在搜尋結果之中。

我們的看法
雖然Cloud Search並非一項絕對必要的功能,但是對於組織內部的檔案存放混亂、或是長年下來累積了大量檔案的公司而言,Cloud Search更加能夠發揮其功用。

G Suite版本選擇時,其實沒有必要考慮容量

或許有許多人會介意容量大小,擔心選了G Suite Basic版本後,每人30GB的容量不敷使用。但其實G Suite無論簽約當時是年繳還是月繳的契約,隨時都可以進行版本升級。因此除非是需要儲存大量圖檔或影片檔案的創意相關業者,像是網站製作、設計公司等,建議從儲存空間無上限的G Suite Business版本開始選擇;一般企業其實從G Suite Basic版本開始使用就好,如果日後員工在使用上有發生容量不足的情況時,再考慮是否要升級到G Suite Business或以上的版本即可。​


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