選擇G Suite的前五大理由之四

省下視訊會議設備成本

購買視訊會議設備真的符合使用效益嗎?

過去,許多企業為了遠端溝通連線會議,會購買價格不斐的視訊會議設備系統,如Polycom等商務電話設備等等。然而,這些動輒數十萬到百萬視訊會議設備系統,真的符合當今企業會議的使用效益嗎?

企業花錢建置視訊會議設備系統,並不符合現今開會的需求

許多企業花費數十萬到百萬建置視訊會議設備系統,卻因當今影音技術發展、業務需求與企業組織文化的變革,員工使用大型會議空間的機率越來越低,這些視訊會議設備系統就多半被閒置於會議空間中,與當初建置時所預期的使用效果不符。此外,視訊會議設備系統還需要人力維護和硬體維修、更新成本,若是公司並不常使用這些視訊會議設備,將會產生許多並不符合成本效益的支出。

Huddle Room時代來臨,小型視訊會議讓開會溝通變得更即時

隨著影音技術發展、業務需求與企業組織文化的變革,員工比起在大型會議空間進行10人以上的會議,更常利用3~5人的小型會議空間,或是在一張小桌子、個人位子上進行線上視訊會議。比起過去傳統大型會議模式,這種被稱為「Huddle Room」的小型會議模式,更講究溝通的敏捷性,利用任何零碎的空間進行各種即時的討論協作,使員工間的溝通成本降到最低。即便是不在辦公室的員工與合作夥伴,也能夠輕鬆利用行動裝置參與會議,使討論空間並不會再侷限於辦公室的會議空間中,能夠更靈活、彈性地進行即時的溝通與協作。

視訊會議的新形態:Huddle Room

傳統會議模式與Huddle Room小型視訊會議的差異

傳統大型會議模式 Huddle Room小型視訊會議模式
場地需求 15人以上的大會議空間 3-5人的會議空間,或各自會議空間
裝置使用限制 需定點使用會議設備裝置 利用電腦、手機、平版等裝置都能開會
敏捷性 低,僅能在會議空間中開會 高,在員工位子上或外出都可開會
維護成本 高,需要維護修繕會議設備 無,免用設備所以不需維護
外部人員參與難易度 難,對方需要有相同會議設備,或得親臨會議室 低,對方點選連結即可參與會議

最適合小型會議的Google Hangouts Meet,隨處都可以一鍵加入線上視訊會議

企業若想進行「Huddle Room」小型視訊會議模式,可以使用Google專為G Suite企業用戶所提供「Hangouts Meet」。它能夠透過線上會議連結,讓與會者快速加入視訊會議,並適用於手機、平板的行動裝置,使成員間的溝通成本降到最低,隨時隨地都可以迅速輕鬆地進行視訊會議。

Google Hangouts Meet的10大特色

  • 使用會議連結即可一鍵開啟線上會議
  • 公司內部或外部人員都可加入會議
  • 穩定的通話連線品質
  • 會議地點不受空間限制,使用瀏覽器或App皆可開啟
  • 結合Google日曆,可快速建立線上會議
  • 會議過程中可傳遞即時訊息
  • 會議過程中可投影電腦螢幕畫面
  • 可錄下會議內容(僅限G Suite Enterprise用戶)
  • 可以搭配Skype等其他會議解決方案
  • 會議過程中可啟用自動英文字幕

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企業使用Meet打造即時線上會議模式的實際案例

「作為同經營台灣與馬來西亞公司的CEO,需要隨時了解兩地辦公室的工作情況,因此我們使用Hangouts Meet,讓我即使人不在辦公室,也能夠隨時關注辦公室的狀況。」

田中志幸 | 田中系統 CEO

田中系統作為Google的菁英合作夥伴,為了拓展馬來西亞市場,2018年從台北前往檳城創立了一家全新的公司。身為跨國企業CEO的田中先生,考量到需要隨時關注馬來西亞與台灣兩地的辦公狀況,因此利用辦公室的零碎空間,以Google的Hangouts Meet建立上班時間能隨時連線的「Huddle Room」會議模式,使兩地員工間的溝通阻礙降到最低,CEO也能即時掌握兩地的工作狀況。

  • 視訊會議透過G Suite的Meet實現的案例
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