第4步 全面推展至所有使用者

第4步 全面推展至所有使用者

所有準備工作完成後,即可將G Suite全面推展至機構中所有使用者。
全面推展時透過事前準備的支援方針、轉移通知與教育訓練支援,可縮短新舊系統的共存時間。

此階段的目的

以郵件、日曆、聯絡人為中心,全面推展G Suite其他服務至所有使用者,縮短新舊系統的共存時間,減少保留遷移者和拒絕者,提高使用者的滿意度與應用程度,實現最高的投資報酬率。

此階段的作法

  • 郵件透過G Suite進行分類傳送
  • 於各地、各部門設置諮詢窗口
  • 提供使用者訓練和支援
  • 開始預告與準備廢除既有郵件系統

全面推展時要做些什麼?

事前準備、掌握

  • 檢討轉移時對各管理職及部門的影響大小與支援方針
  • 掌握公司內部可活用的人力資源
  • 培養初期使用者成為公司內部的導引者
  • 以問卷等方式掌握實際使用者的準備狀況和期待度

轉移通知與公告

  • 規劃公告的內容、形式與公告時機
  • 公告中說明G Suite的優點與投資成效

教育訓練與支援

  • 準備訓練網站或資料
  • 配置各地、各部門諮詢窗口的人力資源
  • 視需求準備一對一、團體、線上訓練
  • 積極鼓勵初期使用者成為支援導引者

全面轉移時可活用的人力資源

培養初期使用者成為公司內部的導引者

為何需要G Suite導引者?

同事若能及時進行一對一的支援,即可有效率地應用新服務。此外,可減輕IT人員和協助單位的負擔,不再需要反覆處理「……該怎麼做?」這類相同的問題,而能專心建立關於支援的體制。

誰適合成為G Suite導引者?

  • 擁有G Suite使用經驗者、遷移意願高的支持者,協助同事順利進行遷移。
  • 在前一步培養初期使用者時,事先挑選適合成為導引者的人力資源。

以問卷等方式掌握實際使用者的準備狀況和期待度

問卷調查的目的

  • 可以對必要的領域或特定使用者、場所進行重點式計畫。為了避免導入時發生無法預期的問題,有必要掌握這些資訊。
  • 對於經營主管或「有什麼遷移準備?」、「還有哪裡需要應對?」等這類疑問,可基於此調查資料回答。

問券調查的內容

問券範例:Template:G Suite使用者的準備調查

問卷調查的注意事項

  • 至少於全面導入的3週前向使用者發送問卷。
  • 問卷設計簡短且簡潔。能簡單填寫的形式,回答率較高。
  • 和公司內外的相關人士共同持有資料。由於可能會要求建議或支援,因此事先出示資料會有幫助。

轉移通知與公告

給企業內部使用者的轉移通知與公告,在不同的時間點,需要提供不同的公告內容與支援方向。以下針對轉移前三週、前兩週、前兩天,以及轉移當天的轉移公告為例。

轉移前三週

為了提升大家對G Suite系統遷移的意識,在轉移前三週在辦公室裡面比較顯眼的地方貼海報
公告範例:Poster

轉移前兩週

全面啟動的兩個禮拜前通知所有使用者。
公告範例:Template Email 1: First notification

轉移前兩天

全面啟動的兩天前說明轉移當天的搬家流程。
公告範例:Template Email 2: Reminder with preparation

正式轉移當天

正式轉移當天,立即發給所有使用者一封通知信,裡面說明第一步要做什麼,以及需要幫忙的時候要找誰協助,通常使用者第一次看到的通知會顯示在Gmail收件箱最上面。
公告範例:Template Email: Welcome message

教育訓練與支援

教育訓練的目的

讓貴機構的使用者能快速上手G Suite或進一步活用更多G Suite功能,解決使用上的問題。

教育訓練的形式

  • 團體型訓練
  • 透過線上影片提供訓練
  • 透過視訊會議提供訓練

如何進行教育訓練?

自行教育訓練

透過G Suite的協助單位提供的教育訓練檔案、支援網站和教學方法,由企業內部的IT團隊自行為管理者與使用者進行教育訓練。

委託G Suite協助單位進行教育訓練

若是需要由G Suite的協助單位為貴機構的管理者或使用者進行教育訓練,也可向G Suite協助單位申請購買教育訓練課程。
參考:田中系統教育訓練課程

相關連結

導入計畫指南
▸ 第1步 導入計畫
▸ 第2步 IT團隊先行啟用
▸ 第3步 推展至初期使用者

與其自行摸索教育訓練規劃與課程安排,不如讓我們直接跟您說明。
無論產業與規模,提供專屬協助,填寫表單,將會立刻回覆您。

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