導入計畫指南

導入計畫指南

為了讓導入G Suite企業的客戶能更了解導入流程,因此我們提供「導入計畫指南」。內容參考出自下述兩份Google文件。此外更將Google原計需90天的導入流程,藉由豐富的顧問經驗,加快進程以減少導入的天數與相關成本。

※Google 原文文件:
Transition Guide for Small Businesses 1, 2, 3 - and your users are going Google
Google Apps Technical Transition Guide

導入計畫步驟概覽

第一步、制定導入計畫

為制定完善導入計畫,須由「專案管理」、「技術環境」、「使用者支援」 三面向考量明訂出計畫。
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第二步、 IT團隊先行啟用

以IT團隊為優先轉移對象,該階段會先移交G Suite必要知識,以協助下一階段推展的早期使用者。
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第三步、推展至初期使用者

該階段將推展予部份成員(如管理職或部門代表),藉使用者反應考量是否有調整後續計畫之必要。
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第四步、推展至所有使用者

最後階段將推展至所有使用者,且同時導入其他G Suite服務,前兩階段使用者亦可作為本階段支援者。
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導入時專案管理的重要性

專案管理不僅提供技術性的支援,更針對貴機構的推展進行管理,在客戶(企業內部)的使用普及度、滿意度方面占有相當程度的重要性。

  • G Suite 成功導入的重點:
  • 嚴謹清晰的導入計畫
  • 與客戶(企業內部)的流暢溝通
  • 明確訂定遷移範圍
    (※ 資料遷移非必備項目,若要遷移須請提供明確的範圍)

導入時應注意的職責分配

為了做好完善的專案管理,可以再細分兩種角色,一是變革管理,二是技術管理。

變革管理 變革管理 任務:進行全面推展的準備。
工作內容:
• 準備推展時需要的指導手冊等文件
• 建立使用者訓練和後續支援體制
• 透過公佈欄網站、公司內部刊物等媒介公告切換時期

技術管理 技術管理 任務:檢討與管理導入時的技術項目。
工作內容:
• 行動裝置資安政策
• 使用郵件傳送選項
• 檢討與管理資料遷移和同步範圍
• 新增與管理使用者
• 檢討服務效率化

本文件討論內容主軸為專案管理與變革管理,技術管理部分由於每個客戶面向不同,故未在此說明。

導入時推展流程概覽

順利導入所不可或缺的計畫與3步驟的階段性推展如下:
為了成就理想的計畫推展,建議先從「IT團隊(推行中心的使用者)」→再到「早期導入使用者」→最後「全面推展至公司內部」的三步驟階段性漸進。

導入時推展流程概覽

  • 階段性推展的優點如下:
  • 可進行早期階段的準備、研擬風險對策
  • 理解並適應G Suite
  • 早期發現、準備、減少與既有系統的共存問題
  • 減少公司內部人員的工作負擔與系統變化等壓力、成本

相關連結

▸ 第1步 導入計畫
▸ 第2步 IT團隊先行啟用
▸ 第3步 推展至初期使用者
▸ 第4步 全面推展至所有使用者

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