我們整理了一份G Suite懶人包,您只需花五分鐘就能瞭解G Suite是什麼,快速掌握G Suite與傳統辦公系統的差異、個人Gmail所沒有的企業帳號管控權及專有功能,現行的G Suite版本、費用、導入流程等相關資訊。

一、G Suite 雲端工作 vs 傳統辦公系統

G Suite是Google專為企業設計的雲端辦公套組,包含Gmail企業信箱以及Google協作工具,對於多數300人以下的中小企業來說,比起導入各式各樣的系統,得花時間研究摸索,不如直接仰賴已做好萬全規劃的平台更為快速且輕鬆。

有些企業會擔心員工習慣使用Office作業或是客戶跟廠商都是使用Office檔案,但其實大家習慣使用的Word、Excel、PowerPoint等,都能在Google中找到相對應的文書工具,可以開啟/編輯Office檔案。雲端協作不僅不需要額外花錢安裝和更新版本,還能解決過去Office檔案無法多人同時開啟、共同編輯的情況,讓工作更有效率。

傳統辦公系統常見問題G Suite 讓工作更有效率
儲存空間嚴重不足30GB以上的儲存空間
在外工作不方便開啟瀏覽器即可使用,不同裝置也能同步處理
郵件或檔案須經常備份存放在雲端,安全性高,自動同步不必更新或備份
信件或資料量龐大時開啟或搜尋速度慢資料量再大仍能快速開啟、搜尋
花費時間人力處理郵件問題「Gmail」100%過濾垃圾信,收發信穩定,異常IP登入主動通知
員工離職後帳號交接困難用信箱別名,讓新員工無痛接管離職員工信箱
Email附加檔案查找不易,有些檔案無法分享透過「雲端硬碟」分享,檔案管理不混亂,搜尋速度快,可設定分享權限
僅能各自作業,檔案交接或查找不易可多人同時在線上協作,畫面即時更新,檔案自動儲存
預約行程或會議不便透過「Google日曆」管理辦公室資源、預約個人或公共行程更方便
公告新訊傳達沒效率用「協作平台」製作入口網站統一公告,製作及更新維護容易
請假需用紙本或Email申請利用「Google表單」請假,主管便於統整和管理
視訊會議設備成本高、維護不易,免費視訊APP又不穩定「Google meet」視訊會議連線穩定,可分享個人螢幕,不受設備限制
無法自行撰寫程式擴充系統功能具開放性的Google雲端工具,可自行撰寫程式也能使用擴充工具
需要配置技術人員或購買、建置系統G Suite功能多元、門檻低,尤其適合中小型企業,Google或經銷商可提供技術支援

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二、G Suite企業信箱 vs 個人Gmail

個人Gmail是免費的,企業用G Suite則需要付費,那可不可以使用個人Gmail就好呢?G Suite是從企業、團隊的角度出發,具有許多個人Gmail缺少且專為企業設計的功能,當中最大的差異是G Suite資源為企業所有,企業擁有所有帳號的最高管控權,可以管理帳戶中的業務資料。而個人Gmail是由個別使用者所有,公司無法管理個別員工的信箱帳號,因此當有職員離職時,所有該職員帳號累積至今的檔案、資料也會有一起跟著「離職」的風險。

下表列出G Suite企業信箱與個人Gmail的功能差異供大家參考:

功能項目G Suite企業信箱個人Gmail
郵件名稱~~~@企業網域名.com~~~@gmail.com
管理權限提供「管理者後台」管控帳號權限
支援服務提供客服電話與信箱的支援服務
容量限制30GB以上的容量,升級可享無限容量15GB
垃圾信過濾 1.垃圾郵件偵測與篩選
2.回報/取消標示垃圾信
3.使用者垃圾郵件篩選器
4.電子郵件許可清單(白名單)
5.電子郵件黑名單
6.特定IP位址許可清單
7.機構單位的垃圾郵件篩選器
1.垃圾郵件偵測與篩選
2.回報/取消標示垃圾信
3.使用者垃圾郵件篩選器
其他服務 1.超過50項的雲端協作服務及應用程式
2.群組信箱每天可發送2,000封信

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三、G Suite版本與費用

G Suite目前主要販售的有Basic、Business、Enterprise三種版本,Business版是Basic的功能加強版+容量無限,而Enterprise版則是Business的安全性加強版。版本的選擇與公司需要的功能有關,像是稽核資料永久保留、應用程式製作工具、共用雲端硬碟、Cloud Search快速搜尋全域資料等功能,都是Basic版本不具備的;容量反而不是優先考量,因為隨時都可以進行版本升級,如果沒有特殊需求,一開始可以先購買Basic版本就好。

※新冠肺炎疫情期間,Google特別推出G Suite Essentials版本可以免費使用,雖然功能較少,但是可免費體驗Google雲端工具,還沒有使用過G Suite的企業,不妨趁此機會試用看看。

費用方面,依照各國經濟發展度與G Suite普及度而定,每個國家定價都不一樣,台灣2020年4月以前購買Basic版本是64.8美金,4月以後只有針對全新客戶前20名使用者優惠64.8美金(NT$1,954),20名之後定價跟其他國家一樣是72美金。雖然可以在價格比較便宜的國家購買,但Google會看大部分使用者的主要登入國家,如果被發現不一致的話,價格馬上會調高。

版本BasicBusiness
儲存空間30GB/使用者無限容量
價格1,954 元/年/使用者3,907 元/年/使用者

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四、G Suite其他特殊版本

Google有針對一些特殊的機關或公司,推出專享的版本優惠,目前包含了教育版、非營利版以及新創公司啟用版。下面做個簡單的介紹:

G Suite教育版只對教育機關免費提供,包括國小、國中、高中、大學 (edu.tw),但幼稚園及補習班是不能申請的。除了免費版之外,也有付費版的G Suite Enterprise for Education,可以直接向Google申請或是找有支援教育版的經銷商購買。

G Suite非營利版是針對非營利組織(org.tw)免費提供,可使用Basic版本+共用雲端硬碟,且帳號數無限制。無法透過經銷商購買,只能直接向Google申請

雖然沒有所謂的G Suite新創公司版,但有Google Cloud for Startups,裡面就包含了G Suite。申請條件比較特殊,不是自己開公司就能申請,必須是「有創投公司投資的新創公司,而且該創投公司是Google計畫的合作夥伴」,才可以透過創投公司申請。

除了上述特殊機關之外,G Suite有免費版可以使用嗎?G Suite的前身是Google Apps,當時是有提供免費版的,到現在也還可以使用,但2012年6月過後Google已不再提供免費版。

直到近期因應新冠肺炎,Google對全世界的任何公司/組織免費提供G Suite Essentials版本,可使用Google Meet、Google Chat、Google Calendar、Google Drive Enterprise等工具,但不包含Gmail。免費提供到9月底,目前尚未公布9月後的價位。

五、G Suite的導入流程

首先,必須擁有自己專屬的網域(<貴公司>.com),才能申請G Suite,如果已有公司網域,即可向Google(沒有發票)或經銷商(可開立發票)申請G Suite免費 14 天試用,申請時必須驗證網域擁有權,確認完之後再更改DNS的MX郵件紀錄指向。14天試用期結束後,若決定繼續使用,再依需求付款購買即可。

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