「即使員工不熟悉Gmail, 透過田中系統教育訓練課程也能成功推行G Suite!」

2019.04.29case_study

左起為麗晶建設特助王先生和田中系統專員Karen

左起為麗晶建設特助王先生和田中系統專員Karen

原來僅使用即時通訊軟體溝通和傳輸檔案的麗晶建設,考量到公司需要長久保存和管理檔案,因而導入G Suite。雖然公司並無IT人員,大部分員工也對Gmail不熟悉,但仍能透過田中系統協助完成啟用設定和教育訓練,讓從未用過Gmail的員工也能輕鬆上手,使得公司推行G Suite可以更加順利,以此作為傳統建築設計業導入G Suite之參考。

客戶基本資訊

公司名稱 麗晶建設股份有限公司
公司簡介 靈魂內斂而感性,行事簡潔而理性。對建築的執著與堅持,蘊育出對社會與人文的熱情與關懷,感性的素養、知性的理念,追求建築的「真善美」,是麗晶團隊企業哲學的核心目標。
公司類型 建築設計業
公司規模 23人
導入時間 2018年

使用成果

Before After
一般通訊軟體無法長期儲存檔案、保存資料 Google雲端硬碟可長期儲存檔案,方便管理
公司政策僅口頭或紙本說明,查找不易 Google雲端硬碟可依資料夾整理重要政策文件
請假需用紙本申請,員工麻煩、主管統整不易 利用Google表單請假,主管便於統整和管理

為了資料保存,選擇無限大儲存空間的G Suite Business

照片為麗晶建設王先生分享使用G Suite Business的原因李先生現場與專員分享轉換G Suite Basic後的好處

麗晶建設過去僅使用即時通訊軟體作為公司內部的溝通工具,無法長期儲存檔案,超過一定時間便無法搜尋查閱檔案,且檔案會隨著員工離職後而一起消失,使得許多重要的企業資產都無法被保存下來,因而決定購買G Suite。王先生基於過去使用個人Gmail的經驗,認為Gmail不論是在介面還是操作上,都是十分便利的工具;而購買G Suite Business不僅有Gmail企業信箱,還有無限大儲存空間的Google雲端硬碟,可以一次解決過去困擾許久的檔案存放和管理問題。

員工沒用過Gmail也不必擔心,
專家現場解惑,一堂課教會所有員工!

田中系統專員向王先生說明如何操作G Suite管理控制台田中系統專員向王先生說明如何操作G Suite管理控制台

在決定使用G Suite後,考量到許多同仁對Google的這套產品還不太熟悉,因此公司決定利用田中系統所提供的G Suite教育訓練服務,以提升員工對G Suite的熟悉度。王先生表示,透過「使用者教育訓練課程」和「管理者教育訓練課程」,不僅能讓不熟悉Gmail的員工在一堂課內學會基本的操作,還能讓專家在現場替他直接解決同仁的疑惑。這對於非IT背景出身的王先生來說,不但省下了自行研究與教學的時間,透過專家現場的講解與演練,也能使未來推行G Suite相關的應用方式變得更加順利。

田中系統專員向王先生說明如何應用Google表單田中系統專員向王先生說明如何應用Google表單

王先生表示,由於田中系統有提供免費的電話技術支援服務,因此即便自己或公司其他同仁在操作上遇到問題,也可以透過電話直接尋求專員的協助。不論是基本的介面操作問題,還是小組雲端硬碟資料夾如何建立與刪除、雲端硬碟串流等功能,都可以獲得專員立即的協助。此外,專員也能針對公司內部想要改善的工作流程,給予相對應的使用建議。例如利用Google表單製作簡易的請假表單,讓員工可以直接線上申請休假,主管也能透過試算表統整和管理,改善過去用紙本申請休假的繁瑣流程。

用小組雲端硬碟整理檔案,員工查找更快速!

照片為麗晶建設王先生分享如何用小組雲端硬碟整理檔案

過去麗晶建設使用即時通訊軟體傳輸檔案,僅能作為點對點的溝通,無法將檔案進行有系統的分類和管理。開始使用G Suite後,王先生便利用小組雲端硬碟,將原先四散各處的檔案,依部門和檔案用途分類整理。重要的公司政策文件、資源也都因此可以被妥善地保存在雲端資料夾中。如有需要查閱重要文件的同仁,都能夠輕鬆在小組雲端硬碟中找到需要的文件檔案;即使外出也能利用手機中免費的雲端硬碟APP,直接在手機上查閱檔案,讓檔案管理和查閱都變得更加便利。

負責專員感想

在為麗晶建設教育訓練過後,很高興有機會能再度拜訪,了解他們的使用狀況。採訪過程中,王先生跟我們分享很多關於導入G Suite為公司帶來的好處。例如使用G Suite Business的無上限空間和小組雲端硬碟,將原先的紙本檔案,全部移到雲端上操作,讓內部資訊往來更便利。此外,我們也很榮幸能在為導入G Suite的過程中幫上忙,不論是協助他們順利啟用G Suite,還是透過教育訓練課程,讓使用者與管理者們快速上手,這些都是我們所希望能帶給客戶的體驗。我們也很期待麗晶建設未來能持續活用G Suite,讓G Suite為他們公司帶來更多價值。

(業務執行 Karen)

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