「沒有MIS人員,也能找專業團隊在3小時內完成G Suite所有啟用設定!」

2019.04.01case_study

照片為宏祥旅行社管理部代表James和田中系統專員Joe

左起為宏祥旅行社管理部代表James和田中系統專員Joe

作為旅遊服務業的宏祥旅行社,由於需要即時與國外客戶聯絡通信,因此特別重視信箱的穩定性。自從透過田中系統幫忙完成啟用設定,將郵件伺服器轉換為G Suite之後,成功解決了儲存空間不足與客戶收不到信件的問題。此外,習慣使用傳統Outlook介面的員工,也夠利用信件同步工具在習慣的介面中繼續收發信件,使公司擁有既穩定又不需改變作業習慣的郵件系統,以此作為傳統旅遊業者將郵件系統轉換G Suite之參考。

客戶基本資訊

公司名稱 宏祥旅行社股份有限公司
公司簡介 民國七十七年政府開放旅行社申請之後,一群對於旅行業充滿熱誠、希望、執著的年輕人於七十七年四月成立了宏祥旅行社。抱持一份永續經營之心,宏祥旅行社以顧客至上、品質保證的服務精神,希望每位旅客都能「放眼天下,宏大吉祥」,並且能行萬里路,更勝讀萬卷書。
公司類型 旅遊服務業
公司規模 40人
導入時間 2018年

使用成果

Before After
收發信不穩定,客人反應收不到信 收發信穩定,幾乎無人反應收發信有問題
信箱每個帳號僅50MB,儲存空間嚴重不足 每個帳號皆30GB的雲端儲存空間
員工離職後得保留其信箱帳號繼續收信 用信箱別名,可讓新員工接管離職員工信箱

過去被客戶反應收不到信,換成G Suite後通通解決

照片為宏祥旅行社分享導入G Suite心得

過去宏祥旅行社所使用的信箱,由於每個帳號在web上只有50MB的儲存空間,使用上極為不足,且海外客戶時常反應收不到公司所寄出的信件,無形中錯失了許多生意上的機會。因此,在經過審慎評估過後,公司決定使用G Suite(Gmail企業信箱)。身為公司信箱管理員的James表示,自從轉換使用G Suite以後,先前困擾許久的問題通通都解決了,而且G Suite還能透過設立信箱別名,讓新員工直接接管離職員工的郵件信箱,也省下過去為了收信保留離職員工帳號的成本。

看不懂的G Suite啟用設定,
交給專業團隊3小時內就完成!

田中系統專員與James說明如何用Hangouts Chat建立專案聊天室田中系統專員與James說明如何使用Hangouts Chat

在決定使用G Suite以後,宏祥旅行社經由Google官方的引薦,最終選擇Google在台長期的菁英合作夥伴田中系統為其服務。之所以選擇向田中系統購買G Suite,主要原因是Google原廠僅提供帳號販售,並未提供G Suite相關服務;而台灣的中小型企業,多半沒有另聘MIS或IT人員來管理郵件系統,因而若能交給專業團隊來處理,自然是省下了許多時間與心力,也能夠避免自己設定錯誤,更安心地啟用新系統。

田中系統專員與James說明如何使用手機切換Gmail帳號田中系統專員與James說明如何使用手機切換Gmail帳號

James表示,由於公司沒有MIS人員,與其自行摸索如何啟用G Suite,不如付費交由專家來協助完成。當時透過田中系統所提供的G Suite啟用設定服務,從原來的郵件系統轉換至G Suite僅花3小時就成功轉移完成,絲毫沒有影響到公司的收發信功能。此外,田中系統也協助將使用者名單全數轉移至G Suite,讓身為郵件管理員的James省去了逐一添加使用者的步驟,而同事隔天只要登入帳號密碼就能夠使用全新的系統,可以說完全是「無痛轉移」。

不需改變員工的使用習慣,
Outlook使用者也能輕鬆進入G Suite

照片為宏祥旅行社與我們分享G Suite的應用情形

考量到宏祥旅行社的同事大多還是習慣使用Outlook的郵件介面,因此當James向田中系統G Suite團隊提出這樣的需求時,專員便向James建議可以透過GSSMO信件同步工具,將Gmail企業信箱所收到的信件,同步至Outlook的介面上。藉由此同步工具,讓宏祥旅行社的員工不需改變自己的使用習慣,也能輕鬆進入G Suite,既享有G Suite的穩定性與安全性,同時也能讓使用者可依據自己的使用習慣,自行選擇要用瀏覽器開啟Gmail或是用Outlook收發信,完全無適應問題。

負責專員感想

感謝James參與本次的採訪企劃,還記得宏祥旅行社在轉移G Suite之前,因郵件伺服器問題困擾許久。像是郵件伺服器容量過小,甚至為了接收新郵件還需要在休假日登入帳號清除信件;這對於需要即時收發信件的旅遊產業來說,是十分困擾的。若是錯過即時信件訂單,將會造成非常嚴重的損失。所幸在經過一個月的評估後,宏祥旅行社在我們的協助下,僅花了3小時便幫他們成功轉移至G Suite,順利解決了過去郵件容量不足,以及主機被當跳板而亂發送信件的問題。

因應公司員工的使用習慣不同,我們也提供了G Suite與Outlook的信件同步軟體給宏祥旅行社的同仁使用。如此一來,除了能讓他們使用更加穩定的Gmail來當作信件伺服器之外,也能讓習慣使用Outlook介面的同仁,不需要在繁忙的工作時間中學習適應新的系統。

很高興宏祥旅行社在導入G Suite後,解決了一直以來非常苦惱的問題,也盼望日後穩定的信件伺服器能夠成為他們營業的可靠後盾!

(業務執行 Joe)

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