「與其買簡陋的Mail Server,不如買更安全、有技術支援的Gmail企業信箱!」

2019.03.18case_study

由台灣文創發展股份有限公司營運的華山文化創意產業園區

由台灣文創發展股份有限公司營運的華山文化創意產業園區

台灣文創發展作為華山文化創意產業園區的營運團隊,特別重視產品服務與品質,因而選擇使用者體驗最佳的G Suite(Gmail企業信箱)。在導入G Suite後,由於過去從未接觸過完整的G Suite管理控制台,因此台灣文創發展決定參與田中系統的管理者課程,一次學會如何操作管理控指台中的所有設定,使IT人員未來維護與管理更加順利,以此作為藝文服務業應用G Suite之參考。

客戶基本資訊

公司名稱 台灣文創發展股份有限公司
公司簡介 台灣文創發展股份有限公司為民間參與文化部委託投資之華山文化創意產業園區公共營管案,基於公共性、專業性與公平性、多元性的整體經營理念,並以關懷台灣文創發展生態、培育文創事業發展、經營文創發展未來為主要營運核心。
公司類型 藝文服務業
公司規模 50~75人
導入時間 2018年

使用成果

Before After
原來的信箱只有15GB,存放空間不足 Basic版本擁有30GB的雲端儲存空間
免費版G Suite後台無法稽核員工信件 電子郵件紀錄可以查看信件往返紀錄
沒有技術支援服務,有問題不知道找誰 有技術支援專線,有問題可電話詢問專員

購買Gmail企業信箱,儲存空間變大之外還有技術支援服務!

李先生現場與專員分享轉換G Suite Basic後的好處李先生現場與專員分享轉換G Suite Basic後的好處

台灣文創發展股份有限公司作為華山1914文化創意產業園區的營運團隊,過去使用免費版的G Suite(現已無法申請),由於只有15GB的容量,許多同仁反映儲存空間不足,信箱空間已陸續用竭。公司在評估各家產品後,考量到G Suite系統的穩定性與便利性,以及使用者已十分信賴此套系統,因而最終決定購買G Suite。除此之外,未來若操作上有問題,也可以利用田中系統提供的技術支援服務,電話詢問專員解決問題,這是先前免費版所沒有提供的服務。

管理員教育訓練課程,2小時內學會所有G Suite後台功能

照片為台灣文創李先生分享於田中系統參與教育訓練過程

台灣文創發展轉換成G Suite Basic後,除了每人擁有30GB的雲端儲存空間,更擁有完整的G Suite管理控制台。透過G Suite管理控制台,可使企業管理員工帳戶資料和權限等變得更加便利。身為公司G Suite管理員的李先生表示,付費板與免費版的管理控制台差異甚大,若沒有上過田中系統的管理者教育訓練課程,自行學習後台的操作與相關Log等查詢觀念,必將事半功倍。因此,李先生認為此課程對於剛使用G Suite的管理員來說,實在受益良多。

田中系統專員向李先生介紹如何建立Google日曆資源田中系統專員向李先生介紹如何建立Google日曆資源

李先生表示,當時至田中系統參加G Suite管理者教育訓練時,專員透過清楚的課程規劃與簡報,一步步帶領從未接觸過後台的管理者,實際操作演練,例如信件稽核、查詢員工的Gmail郵件紀錄等功能與工具。在短短兩個小時內,充實學完所有重要的設定操作,這也避免了未來當遇到突發狀況時,沒辦法自己馬上處理。對於首重產品服務與品質的台灣文創發展來說,當時選擇田中系統,也是考量到可將教育訓練委託給專業的團隊,既可減少IT人員的準備工時,也能不遺漏所有應該完成的重要設定。

分享Google文件、雲端硬碟和日曆,讓溝通協作更流暢

照片為台灣文創李先生分享Google雲端硬碟的使用情況

G Suite除了有Gmail企業信箱之外,還有Google雲端硬碟和雲端協作工具可以使用,如Google文件、試算表、簡報等等。李先生表示,公司內部最常使用的是Google文件和雲端硬碟。利用Google文件,同仁可以在線上同時編輯同一份文件;而雲端硬碟則可用來存放活動需要的圖檔,只要將資料夾權限設定好,就能安全又便利地向外部合作對象分享檔案。透過Google日曆,則可以分享公司成員彼此的行程,即時掌握誰正外出或開會中,讓溝通與辦公作業更加順暢。

負責專員感想

很開心我們這次能有機會採訪到李先生,透過李先生的分享,能知道從G Suite免費版本轉移到企業版的好處。除了能享有更大的儲存空間之外,還多了許多管理控制的功能;更重要的是,升級至企業版本的服務,才有受到Google技術支援的保障。因為在免費版本遇到問題的話,Google並不提供技術支援的服務,對於在意資料安全的公司來說,恐怕也不樂見有問題卻找不到人的情況。而台灣文創發展在升級至企業服務的過程中,透過我們的協助也順利地保存了原有的資料,資料使用上並不會有任何影響,可以說是「無痛轉移」,所以我們非常鼓勵如果還在使用G Suite免費版本,想升級企業版本以享有完整功能和支援服務的用戶快快升級!

(業務執行 Claire)

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