「海外貿易使用G Suite來分享圖檔、視訊會議,發揮企業信箱之外的附加價值」

2018.09.14example

照片為品元實業 黃先生

品元實業 黃先生

品元實業作為食品原物料製造/貿易業,因Gmail Basic版擁有30G雲端儲存空間且操作容易而導入 G Suite,並進一步應用Google雲端硬碟作為與海外廠商或客戶合作的工具。透過本次採訪,田中系統專員現場教學如何使用Hangouts Meet進行視訊會議,為品元實業省下數十萬到數百萬的視訊會議設備費用,成功發揮G Suite最大的價值,以此作為海外進口貿易活用G Suite的參考。

客戶基本資訊

公司名稱 品元實業有限公司
公司簡介 品元實業從事食品原料進口貿易、食品預拌粉的專業研發生產,並有研發團隊整合各項技術的平台,致力於食品質地的創新與新口感的設計,以創新的做法在傳統食品上進行變革,掌握世界產品的脈動,並建立市場資訊資料庫,讓我們的客戶可以分享應用,提供客戶多元化的支援與服務。

品元力求完美、在意客戶的滿意度。我們投入許多人力、物力、財力及時間來實現產品品質的提升,也樂意面對各種客戶的需求與問題,並依循ISO22000與HACCP認證的食品安全作業標準,以最高的規格供應全系列產品。
公司類型 食品原物料製造/貿易業
公司規模 35人
導入時間 2014年

使用成果

Before After
其他郵件服務僅有2G空間 Gmail Basic版每人有30G空間
信件附件傳送多種圖檔較雜亂、不易搜尋 雲端硬碟分享容易,資料夾可整理且搜尋速度快
其他免費視訊APP多方會議限時40分鐘 Hangouts視訊會議連線不中斷,可分享螢幕

只要用過Gmail個人版都可快速上手,30G雲端儲存空間可寄送型錄、
展會照片

照片為日藥本舖蘇經理分享Gmail企業版的優勢

品元實業過去所有員工都使用僅有2G儲存空間的其他郵件服務,對於業務、行銷部門來說,因為需要傳送公司的型錄、展會照片或教學影片,僅有2G的儲存空間確實不足,因而決定使用擁有30G儲存空間的Gmail Basic版。品元實業之所以選擇Gmail企業信箱,除了儲存空間的考量之外,還有Gmail十分容易上手。大部分同仁都有使用Gmail個人版的經驗,而後台新增使用者也十分便利,因此新人到職不需為信箱進行太多設定與教學,新人到職當下就可馬上開始使用。

信件無法整理的照片與圖檔,都可以透過Google雲端硬碟分享

照片為品元實業 黃先生分享Google雲端硬碟使用狀況

品元實業作為食品原物料製造貿易業,需要時常與海內外客戶傳送大量圖檔。過去使用其他郵件服務,僅能透過信件附件傳送圖檔,不但圖檔會因信件往返而尋找不易,且無法分類整理,若部分食品原料圖片有磅數或容量的差別,就無法在附件圖片中區分。透過Google雲端硬碟,則能夠將圖檔上傳到雲端資料夾中,為不同類型與用途的照片用資料夾加以整理分類。此外,只要傳送共用連結就讓相關同仁在通訊軟體開啟已經整理好的檔案,更便於即時分享檔案。

照片為品元實業 黃先生分享Google雲端硬碟使用狀況

由於雲端硬碟上傳檔案後,具有在所有裝置皆能同步更新的特性,因此對於需要和海外人員配合的貨運公司來說十分便利,送提單、出口單等單據不必再靠信件往返傳送,僅需建立雲端資料夾,並將資料夾連結提供給合作的廠商與客戶即可。雲端資料夾中一旦有任何更新,只要開啟資料夾都可查看到最新的單據,不必擔心時差問題而漏掉信件,比起傳統的NAS只能內部分享檔案資料,Google雲端硬碟則非常適合作為與外部廠商客戶檔案分享的工具。

使用Hangouts Meet跟海外視訊會議,收訊穩定又能分享畫面

照片為品元實業 黃先生與專員討論Hangouts Meet視訊會議

時常需要與日本、新加坡等地區進行視訊的品元實業,過去透過其他通訊APP進行視訊會議,然而某些通訊APP有40分鐘的會議時間限制,有些則是連線品質不穩定,影響到視訊會議的品質。透過田中系統專員的介紹,才發現原來公司已在使用的G Suite就附有功能強大的Hangouts Meet,不僅頻寬穩定會議不中斷,且只要透過連結就可以邀請與會者,輕鬆分享螢幕畫面或文件,可省下數十萬到百萬的視訊會議設備,這是導入G Suite除了信箱與雲端硬碟外的附加價值。

負責專員感想

一直以來品元實業黃先生都是我們田中系統非常好的客戶,在黃先生管理公司的G Suite服務之後,同事在使用上幾乎沒有遇到太多的問題,黃先生也表示這都仰賴於G Suite服務介面操作非常簡單、直觀,同事們又幾乎都有使用過Google的服務,不論是身為管理員的他或是使用者的同事們,都能快速上手。

黃先生也和我們分享,選擇導入G Suite做為公司的企業信箱是很正確的決定,不僅提升公司郵件的企業形象,一直以來也都有穩定的系統能夠使用。我們也透過定期電話關心他們的使用G Suite狀況,與黃先生分享許多辦公應用上的小祕訣,並從中更了解他們的需求,期望我們的服務與G Suite能確實為品元實業提升生產力,節省許多時間與成本。

(業務執行 Claire)

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