「G Suite不光只有企業信箱,還有網上論壇能追蹤案件進度與客訴紀錄」

2018.09.13example

國洋通信 陳先生

國洋通信 陳先生

國洋通信身為國內業界的領導廠商,除了需保障台灣製造的產品品質外,也必須有優良的通訊工具服務客戶,故需要安全而穩定的企業信箱,以及能夠整合信件紀錄與追蹤案件進度的Google網上論壇。透過G Suite的網上論壇,不論是會議記錄、工作指派或是案件追蹤,都能在此紀錄、整理與搜尋;並以網上論壇作為客戶諮詢的常見問題資料庫,減少不必要的重複性動作,更整合與即時反應內部作業的流程。以此作為活用G Suite線上論壇的案例,提供給有同樣需求的企業參考。

客戶基本資訊

公司名稱 國洋通信股份有限公司
公司簡介 國洋通信創立於西元1980年,致力於PBX交換機專用商用話機之研發生產,我們擁有辦公室商用單機電話45%以上的市佔率。因應時代進步,我們也投入語音辨識自動總機、網路電話、客服專用電話...等等研發,提供符合潮流之通信產品,為客戶間公認的商用電話系統領導廠商。
公司類型 通信業
公司規模 20~100人
導入時間 2016年

使用成果

Before After
平均每天每人有10多封垃圾郵件 Gmail企業信箱幾乎無垃圾郵件
當信件與資料量龐大時搜尋速度慢 Gmail與網上論壇資料量再大仍能快速搜尋
桌面文書軟體無法自行撰寫程式擴充系統功能 具開放性的Google雲端工具,能自行撰寫程式也能使用擴充工具

Gmail企業信箱幾乎無垃圾信件,也不需更換版本

照片為日藥本舖蘇經理分享Gmail企業版的優勢

國洋通信在使用Gmail企業信箱以前,和許多企業一樣使用桌面郵件軟體,然而其垃圾信過濾效果有限,平均每人每天至少仍有10多封垃圾信,需耗費不少時間刪除整理,除此之外還得擔心郵件主機遭受攻擊。因此,在汰換老舊郵件主機之際,決定轉換至Gmail企業信箱。轉移過後,除了不用再擔心垃圾信與主機遭受攻擊之外,也不必像桌面軟體一樣每隔幾年就需更換版本,凡是Google所提供的雲端服務,只要瀏覽器開啟就是最新版本,省去更新設備與軟體的成本。

會議記錄、工作分派、客戶
提問、意見整合,
全都可在Google網上論壇中完成

照片為日藥本舖蘇經理分享G Suite導入後POS機使用狀況國洋通信陳先生於會議室中開啟網上論壇

Google網上論壇對於國洋通信而言,是內部溝通與整理案件不可或缺的平台。國洋以自家開發的產品無紙化接收傳真,並自動將傳真內容傳遞至網上論壇,指派給相關的同事或群組,避免重複開啟或不曉得案件處理狀況。而在公司內部會議時,則可利用網上論壇紀錄會議過程,從提案、議程紀錄、工作指派到進度追蹤,皆可於此完成。國洋通信為ISO9001認可登錄廠商,產品設計變更、合約會審、客訴處理等皆需有嚴謹的處理程序,因此可利用網上論壇將資料與意見整合與快速搜尋。

照片為日藥本舖蘇經理分享G Suite導入後POS機使用狀況

作為商用話機生產與開發的國洋通信,同時也有提供客戶諮詢與技術支援的服務。利用網上論壇,能將過去客戶常見的提問與解答,以產品型號與問題種類為標籤,根據不同產品、不同問題綜合整理成常見問題的資料庫。既能幫助同仁迅速處理重複性的問題;也能讓客戶獲得最完整的資料。而需由同仁進一步追蹤處理的客訴案件,也能夠藉由是否已指派、已結案的標記,迅速檢視客訴案件是否都已獲得妥善的處理。

Google雲端服務的開放性,可自行寫Google Apps Script程式,
快速將詢價單轉入報價單

照片為日藥本舖蘇經理分享G Suite導入後POS機使用狀況

由於Google比起其他廠商軟體或服務,更具開放性,因此可以自行撰寫Google Apps Script程式來整合G Suite的雲端工具,減少重複性的瑣碎事務。例如將詢價單連結放在公司官網上,訪客點入、填寫後透過Google表單與試算表的連動,再將此筆資料製成產品報價單,不需再重複輸入客人已填寫好的資料,省去了許多不必要的重複性動作。除了自行撰寫程式以外,Google線上應用程式商店中也有許多擴充工具與外掛可供應用,能夠依據自己的需求,擴充G Suite更多的功能。

負責專員感想

非常感謝國洋通信的陳先生給予這次寶貴的採訪機會,並在採訪過程中不藏私地與我們分享平時使用G Suite的情況,以及如何透過G Suite協助公司改善辦公效率及提升生產率。

陳先生提到,國洋通信平時使用最多的功能除了電子郵件以外,就是「網上論壇」,以此作為公司的技術支援、案件交流平台。其應用程度也讓人大開眼界,相信這能帶給許多G Suite使用者很大的幫助!除此之外,陳先生也提及,之所以選擇使用Google雲端服務,最主要的理由是Google雲端工具的擴充應用自由度高,只要有一點程式背景就能自行開發擴充功能,而陳先生平時也會自行撰寫簡易程式來改善公司的辦公流程,我們相信國洋通信一定能在陳先生如此認真與用心的管理態度下,使用得越來越好,完全發揮到G Suite的價值。

(業務執行 Joe)

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