「利用G Suite減少自行維護主機的成本,後續稽核備查更有保障」

2018.08.15example

進階生物科技

現為國內最大的生醫產品通路公司「進階生物科技」,曾因大量的垃圾郵件而在信件管理上深感困擾,導入G Suite後不僅順利阻隔了大量垃圾郵件、不再發生垃圾郵件的問題,更省去了要再額外維護信件主機的相關成本,同時藉G Suite其他服務增強內部溝通順暢度與管理便利性。

客戶基本資訊

公司名稱 進階生物科技股份有限公司
公司簡介 創立於西元1989年,以細胞培養耗材、免疫及分子生物實驗產品、生物醫學精密儀器起家,現為國內最大的生醫產品通路公司。專注於研究與發展,擁有2,350坪符合國際水準之台灣最大民營無特定病原動物中心(SPF,Specific Pathogen Free),以完成臨床前試驗平台及各項認證。同時深耕精良技術能力和完整的生技服務平台,以成為生技、製藥產業之最佳夥伴,為提昇人類健康與生活品質而努力。
公司類型 生醫產品相關業
公司規模 130 人
導入時間 2017 年

使用成果

Before After
常收到大量垃圾信,管理及維護不易 大量阻隔垃圾信,降低自行維護的成本
遠端會議連線不穩,也會有聲音突然變小等狀況 常態性遠端簡報會議,皆可快速連線且穩定進行
使用Outlook容量有限,且接近20G左右便會開始漏信 使用「信箱無限容量」與「保管箱」功能,有利於後續稽核與備查

大量阻隔垃圾信,降低自行維護的成本

導入G Suite以前,信件主機原為自架並搭配Outlook使用,但因為主機老舊,效能低、頻寬又小的關係,信件一多就容易當機。此外,也會收到許多釣魚信件、詐騙信件、病毒信件等垃圾郵件,加上內部使用者多,郵件管理上很難逐一掌握使用狀況,相當困擾。在考量到整體維護成本較高且管理不易的情況下,便決定將郵件主機委外由雲端服務商管理。

決定委外後,評估的候選產品有MailCloud及G Suite。但因對於Google的品牌信任且信件收發穩定,再者G Suite本身及第三方軟體多,開發或API串接都更為便利,有其附加價值與後續效益可以期待。因此最後選擇Google的Gmail企業版作為郵件託管的服務商。

常態性遠端月會或簡報,皆可快速連線且穩定進行

除了Gmail以外,經常應用到的G Suit工具尚有Hangouts、雲端硬碟及日曆。

Hangouts多使用於遠端會議,為滿足台北總公司與分設於新竹、台中、台南、高雄的辦公室的遠端溝通,如定期簡報會議、臨時性會議等,因此多利用Hangouts來作為聯繫工具。使用上來說,除了連線快速之外,Hangouts也不會像之前所使用的軟體,發生斷訊或是聲音突然變小等問題,十分穩定。且如有操作疑問可找馬上找到經銷商協助,不會像之前只獲得官方的制式答覆而問題遲遲未解決。

雲端硬碟的使用則以業務部門為主,多用於業績資料、產品報表、客戶檔案等內部資料,尤其偶有需要和中南部的同仁共享或簡報檔案時,雲端硬碟上的權限調整上十分便利。此外,公司對資料安全非常注重,追求便利之餘仍須堅守資安,因此我們也額外針對雲端硬碟進行「限定網域內的使用者存取與使用」,以確切地管控資料安全。

「信箱無限容量」與「保管箱」,便於後續稽核與備查

目前使用的是G Suite Business版本,之所以選購Business版主要是因為它提供「儲存空間無限容量」與「保管箱」功能。

由於公司業務方面有大量信件往來的需求,若是容量滿了要定期去整理、刪除的話不是很方便,且商務來往信件盡量留存對於公司來說會較有保障,因此當時便不考慮有30G容量上限的Basic版本。再加上Business版有「保管箱」功能,資料追溯或郵件備查等需求都可以兼顧,會讓我們管理端的人員相對方便、也比較安心。

負責專員感想

謝謝林先生從導入開始就很信任我們,並且很開心可以幫助林先生解決之前垃圾郵件與被攻擊的問題。雖然一開始在轉換系統的時候,內部同仁因為習慣使用Outlook介面,因此會有需要重新適應的地方,但在高層與IT人員的大力推行下,就連董事長自己在手機安裝了Gmail的App,因此大家也逐漸嘗試,並使用了像是雲端硬碟、日曆、Hangouts等更多G Suite功能,將工具漸進地應用在工作上。習慣使用G Suite到現在,林先生也不禁有感:「回不去了!」(笑)。

(業務執行 Rainnie )

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