「導入G Suite大幅減少主機維運成本, 運用API實現監測自動化」

2018.05.29example

照片為孚創雲端 數位服務處經理 陳家慶(Brian)

孚創雲端 數位服務處經理 陳家慶(Brian)

主攻平台建置與軟體開發的孚創雲端,於2017年導入G Suite。導入一年期間內,不僅減少維運成本,更利用G Suite優化多項工作流程,同時強化了內部開發所需的創造力氛圍。特別推薦予軟體、網路領域的企業客戶作為應用參考。

客戶基本資訊

公司名稱 孚創雲端 InQuartik
公司簡介 孚創雲端InQuartik主在發展人工智慧軟體及大數據分析,將其應用於研發、創新專利相關的軟體與技術。協助客戶洞悉關鍵數據智慧,掌握技術發展與投資併購先機,以成就具深遠影響力決策。
公司類型 軟體及網路相關業
公司規模 75人
導入時間 2017 年

使用成果

Before After
需人工費時費力進行主機維運 導入G Suite後,大幅減少維護成本
人工監測,資料需要專人要手動key in、彙整資料 運用API,使系統監測自動化並優化招募流程
未能從工具應用面強化文化氛圍 協助建立「開放、創新」的文化正向循環

導入G Suite後,大幅減少維護成本

照片為孚創雲端經理Brian分享導入G Suite後,減少維護成本

初期孚創雲端主機皆為自架,在維運上耗費了相當多的時間與精力。尤其像是漏信等問題一發生,便要花時間針對信件主機進行維修,很是麻煩。因此希望能夠有一個合適的工具來降低這些維運成本,再加上公司組成大多數為工程師,基於對Google服務的資源開放性與優秀的使用者體驗,所以也較為偏好Google產品。因此除了基於G Suite能大幅省下主機維運成本外,也針對公司內部工作屬性與流程考量後所評估出來的選擇。

運用API,使系統監測自動化並優化招募流程

照片為孚創雲端經理Brian分享利用Hangouts Chat bot開發的監控機制,能即時通知群組利用Hangouts Chat bot開發的監控機制,能即時通知群組

既然Google對旗下產品提供眾多API讓使用者運用,也花錢購買了G Suite,理所當然要發揮它的最大效益。

孚創本身從事專利檢索系統開發,管理著大量資料庫與數據,需要時時監控、立即除錯。因此有必要在錯誤發生的當下馬上知道,進而解決。而這部份便利用Hangouts Chat bot來開發一個監控機制,讓bot可以在監測到錯誤的瞬間,立刻通知到相關負責群組,藉此優化整個維護流程。

照片為孚創雲端經理Brian與田中系統專員分享Google表單的應用孚創雲端經理Brian與田中系統專員分享Google表單的應用

G Suite同時也用於改善人資部門的招募流程。以往的作法是應徵者將資料填寫完畢後,由人工手動去彙整所有應徵者資料,輸入並整理出一份文件。而將Google表單與試算表串接後,應徵者在表單上填完資料便會直接連動到試算表上,不需要再經由手動整理。讓整個招募流程自動化,更加地快速、省事。此外,由於主要業務為專利法務相關範圍,因此在工具選用上對資安要求非常高,G Suite不僅合乎了資安嚴謹的需求,其「保管箱」功能也讓後續管理與稽核上有所保障。

協助建立「開放、創新」的文化正向循環

照片為孚創雲端經理Brian分享G Suite所帶來的更多效益

G Suite的使用效益除了上述的具體項目,實際運用上也的確推進了孚創企業文化的建立。就像上面說的,Google對於IT工作者提供了十分友善且開放的環境,而導入G Suite這樣的工具,對於孚創所追求的「開放、不斷追求創新技術的文化氛圍」來說,運用這樣出色且協助激發生產力的工具,確實營造出開創軟體所需的高創造力環境。對孚創來說,導入至今不管工作流程或是辦公氛圍等方面,都有明顯助益。

負責專員感想

感謝Brian在評估比較之後,最後選擇從自架主機轉換至G Suite,並選擇了田中系統。導入後,為了讓公司內部管理者與使用者能更快上手,孚創雲端也加購管理者與使用者教育訓練課程,順利協助使用者們快速上手。

而有任何新功能釋出資訊時,Brian也都十分積極聯繫與試用,充分應用G Suite、賦予它更多價值。更提供我們許多實用建議,十分開心能成為孚創雲端的經銷商專員,提供服務的同時也獲益良多。

(業務執行 Karen )

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