「零售業ERP常見的店鋪庫存管理、活動公告等都能用G Suite實現!」

2018.05.18example

照片為Ü樂森活戶外 (左起)東門店林小姐、田中系統專員、管理部黃小姐、東門店楊店長

Ü樂森活戶外 (左起)東門店林小姐、田中系統專員、管理部黃小姐、東門店楊店長

藉由Ü樂森活戶外的G Suite使用心得,了解其使用原因與管理者教育訓練課程,並讓中小型零售業作為以G Suite進行庫存追蹤、店鋪管理的應用參考。

客戶基本資訊

公司名稱 Ü樂森活戶外
公司簡介 Ü樂森活戶外創始於1978年,首先以戶外用品店打入市場,於1996年開始將高科技及高功能性的戶外領導品牌由歐洲引進台灣,Ü樂森活戶外自我設定最重要的工作就是提供最機能、最舒適的服裝給台灣的消費者。

引進歐洲許多知名品牌,讓國人在進行戶外活動、長途旅遊中,可以穿著舒適的功能性服飾,讓過程更為輕鬆自在。
公司類型 零售業
公司規模 40人
導入時間 2017年

使用成果

Before After
G Suite使用上的問題經銷商未能實際解決 田中系統協助解決員工信件的管理問題
出貨後需等店鋪點貨才能掌握實際庫存數量 總部能在出貨後第一時間掌握店鋪庫存數量
需要的廠商資料、文件需寄信請同事提供 所有員工都可以在協作平台下載需要的資料

ERP系統對中小型企業門檻較高,不如使用能輕鬆導入的G Suite

照片為Ü樂森活戶外的街邊店  東門門市Ü樂森活戶外的街邊店 東門門市

Ü樂森活戶外的王先生過去在決定導入G Suite以前,參考了許多美國零售商的使用案例。發現對於像他們這種中小型零售企業而言,比起耗時費力去建立大型的ERP系統(企業資源規劃系統),不如使用能輕鬆導入和管理的G Suite。Ü樂森活戶外考量到零售業需要即時更新商品庫存量與店鋪狀況等資訊,而G Suite有許多雲端工具,如Google試算表、協作平台、日曆等;若使用G Suite,對於企業內部的溝通、協作和店鋪管理肯定有相當大的助益,最後在多方考量下,公司決定使用相對便利且協作容易的G Suite。

非IT人員也能聽懂的管理者課程,順利解決G Suite的操作與管理問題

照片為Ü樂森活戶外 東門門市店內Ü樂森活戶外 東門門市店內

決定導入G Suite後,Ü樂森活原先使用其他經銷商的代理服務,然而過去經銷商的課程與分享會等活動,未能實際解決操作和設定上的問題,因而轉為由田中系統代理G Suite服務。參加過田中系統管理者教育訓練課程的王先生表示:「比起先前的經銷商課程,這邊的講解方式更親民易懂,即便非IT相關人員也能輕鬆理解。」

此外,原先不曉得如何進一步管理員工的信件紀錄,也是透過田中系統專員的協助與解說,順利解決公司一直以來特別在乎的信件記錄保存與管理問題。

店鋪管理更即時,第一時間掌握店鋪庫存量

照片樂森活戶外的街邊店  東門門市熱銷商品即使是熱銷商品,藉由Google試算表更新能即時查看數量,便於管理

過去零售業在商品出貨後,若店鋪人員尚未點貨,未將出貨數量輸進POS系統回傳,總部就無法知道店鋪此時真正的庫存量。使用G Suite以後,除了店鋪人員能夠即時在線上使用Google試算表查看出貨單;總部也不需再等店鋪回傳點貨資料,能在第一時間確認此刻店鋪應有的庫存數量。除了能即時更新庫存數量外,若試算表上的資料有誤,透過「版本紀錄」也能查看所有人的修改紀錄,版本記錄中會留下所有人的修改時間與修改處,因此即便多人協作也不必擔心,是非常適合作為店鋪管理的工具。

如同佈告欄般的協作平台,廠商資料、公告不遺漏

樂森活戶外的街邊店  東門門市的促銷活動公告有了協作平台,店鋪的促銷活動公告也能迅速佈達

過去許多廠商與合作夥伴的連絡資訊、檔案都四散在各個員工的電腦中,因此若臨時需要尋找某個廠商的聯絡資料,只能透過電子郵件或電話向相關人員詢問,耗費許多不必要的時間和心力。使用了G Suite的協作平台之後,不論是廠商的聯絡資料、公司文件,還是新人教育訓練的資料,只要透過公司的內網連線進入協作平台,都能在上面尋找自己需要的資料。既不必擔心重要的檔案與資料會跟著員工一起「離職」,也能夠節省員工信件往返的時間;除此之外,若公司有新的活動、注意事項等重要公告須讓店鋪員工知悉,也能在此公告方便員工日後查閱。

負責專員感想

很感謝Ü樂森活營運部的王先生與管理部的黃小姐在多方評估之後,願意從其他經銷商轉為由田中系統代理G Suite服務。曾親臨敝公司接受管理者教育訓練的課程的他們,對於資訊安全、信件、檔案分享等設定都十分重視,也在課堂中非常熱絡地發問。由此可見,Ü樂森活與其店鋪一定能透過用心的他們,充分發揮出G Suite的價值。

轉移至田中系統後,黃小姐也曾透過電話和郵件向我詢問關於保管箱信件轉移與紀錄保存期限的問題,很高興他們能順利解決一直以來在乎的問題,並將許多Google雲端工具成功應用在店鋪管理與溝通作業上,讓他們省去了許多信件或電話往返的時間,可以更便利地進行管理與營運。

(業務執行 Joe)

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