「G Suite後台操作容易,就算沒有IT人員,也能自行完成帳號轉移作業!」

2018.05.10example

台灣國際藏壽司

台灣國際藏壽司股份有限公司

台灣國際藏壽司原與日本總部一同租借主機,考量到G Suite的高穩定、備份容易而轉移至G Suite,而非IT人員與資訊背景出身的紀小姐,透過田中系統的協助,順利自行完成了帳號的轉移作業,以該案例提供導入者非IT人員導入G Suite時的參考。

客戶基本資訊

公司名稱 台灣國際藏壽司股份有限公司
公司簡介 台灣國際藏壽司股份有限公司來自日本,隸屬日本KURA CORPORATIOIN,為日本大阪起源的老牌平價壽司店,是日本民眾最喜愛的迴轉壽司連鎖店之一。在各式迴轉壽司林立的台灣中,「藏壽司」將以平價、新鮮、日本直營,在台灣忠實地呈現日本的味道。
公司類型 旅遊餐飲業
公司規模 100-500人
導入時間 2017年

使用成果

Before After
租借的主機穩定性較低、備份麻煩 G Suite穩定性高、備份容易
與總部共用主機,遇到問題需向總部請求支援 能自行輕鬆解決問題,也能直接找專員協助
行政與資訊管理需要信件來回確認 共享同一份文件,即時確認與回報

高穩定性、備份容易,讓日本總部決定使用G Suite

照片為藏壽司LOGO

作為台灣國際藏壽司管理部總務的紀小姐表示:「原先台灣藏壽司的郵件帳號都交由日本總部管理,租用同一個郵件主機。當總部考量到G Suite的穩定性高且備份容易,想要轉換至G Suite時,也促使我們開始評估是否也要轉換成G Suite。最後之所以選擇跟著總部使用G Suite,除了因為相同的環境有助於兩邊的溝通之外;也能讓台灣分公司擁有自己的網域與後台,在新增帳號與管理上會更加便利。」除此之外,G Suite的30G的容量比起其他租借的mail server,容量與價格的性價比也讓紀小姐覺得相當划算。

透過田中系統的協助,非IT人員也能輕鬆完成轉移作業

照片為藏壽司店鋪照片

決定使用G Suite後,紀小姐透過網路搜尋找到了田中系統,因為即時的回覆速度讓她感覺值得信賴。非IT人員與資訊背景出身的她,原先擔心是否能獨立完成轉移作業。然而透過田中系統專員的協助,不論是擷取Outlook信件的前置作業等設定,還是要將使用者信件一次性匯入Gmail的GSSMO同步設定,透過說明書與田中系統專員的協助,即便像紀小姐這樣非資訊背景出身的人員,也能獨自完成了帳號的轉移作業。

照片為藏壽司店鋪照片

導入G Suite後,雖曾遇到寄出的郵件遭退信的問題,然而透過田中系統專員第一時間的協助,為紀小姐查詢被退信可能的原因,並提醒未來寄件時的注意事項。

在退信問題解決後,專員更進一步主動協助紀小姐設定SPF紀錄,防止未來寄出的郵件被視為垃圾郵件,避免未來被垃圾內容發布者利用其網域發送郵件而遭到退信。

雲端硬碟與檔案共享,使行政溝通、資訊管理更方便即時

照片為使用雲端硬碟前的情況過去人事必須將打卡紀錄每天寄到所有員工信箱

藏壽司在導入G Suite後,由於透過雲端硬碟分享Google文件、試算表變得更加便利,因此在行政與資訊管理上,溝通協作也變得容易許多。過往需要透過信件來回與每一位區主管確認店舖的狀況,現在只要分享同一份文件,就能讓每一位區主管直接在文件與試算表中進行線上協作。除了免去信件往返的時間與麻煩之外,回報與確認的作業也能更即時。

照片為使用雲端硬碟後,同仁自行進入資料夾查閱打卡紀錄使用雲端硬碟後,同仁自行進入資料夾查閱打卡紀錄即可

在人事管理作業上,過去人事必須將每天的打卡記錄寄信給所有同仁,現在只要透過Google雲端硬碟上的資料夾,將打卡紀錄檔案上傳,分享給同仁,員工就可以自由查閱,不須再翻閱郵件。此外,轉換G Suite後,即便有些員工習慣使用其他收發信件工具,不過由於G Suite能將其他收發信件工具的聯絡人和信件與Gmail同步使用,因此對於習慣使用其他收發信件工具的使用者而言,也不會有任何影響和適應問題。

負責專員感想

感謝在日本藏壽司的推薦下,台灣藏壽司也選擇導入G Suite,也很高興他們可以擁有自己獨立的網域和管理後台,相信這對他們來說會更加方便管理。紀小姐從接洽開始就非常積極且蒐集了大量的資料與我討論,不論是流程、各個步驟細節,還是設定時所要花費的時間,她都非常詳細確認每一個項目。由此可見,G Suite的價值一定能充分發揮並且實際應用在藏壽司的雲端辦公環境。

很開心看到藏壽司在導入G Suite後,除了在資料分享與內部作業上變得更加流暢,店鋪行政的溝通作業也因此更方便即時。同時,台灣藏壽司擁有自己的網域和後台後,能夠更迅速處理人員異動的設定與管理,成功發揮了G Suite的價值!

(業務執行 Rainnie )

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