「G Suite能自動化繁複的例行工作流程,達到生產力最大化」

2018.05.03example

安美得生醫 右起為副總Suhaing、田中系統專員、資管處副理Vinson、人資經理Elim

藉由安美得客戶心得,了解選擇G Suite的原因及其高度協作性如何運用API整合,將例行等繁瑣工作流程自動化,達到G Suite效益最大化的發揮。

客戶基本資訊

公司名稱 安美得生醫股份有限公司
公司簡介 安美得生醫股份有限公司致力於傷口照護的核心技術研發、生產製造、通路行銷,以及產品衛教服務;透過產銷分工、通路經營與專責服務,在各領域內專注專精,務實創新,創造效益。
公司類型 生技醫療業
公司規模 151 人
導入時間 2017 年

使用成果

Before After
其他軟體依舊出現垃圾信、病毒等 信件把關無疑慮,不須添購其他安全性軟體
僅能單一功能運用,未能彼此串接 運用API連動,讓各服務有最佳化發揮
職員自行摸索,僅使用固定功能 搭配「教育訓練」,協助職員活用G Suite

首選「G Suite」,安全無疑慮

照片為選擇G Suite的原因說明

照片為選擇G Suite的原因說明

會選擇G Suite最直接的原因就是因為它安全性最強,考量到公司預計明年要進行IPO,在資安方面有相當高的要求,因此選擇G Suite。「我只要買帳號,不用再加購其他垃圾信防毒軟體等,對於安全有疑慮的都會在前端先擋下來,安全面有高規格保障、不須擔心。」此外,利用G Suite的高度整合性不僅便於使用,也符合公司「內部流程資訊化」的目標。

後來會從其他經銷商轉移至田中系統的原因,主要是因為服務專員的態度與技術支援服務。因為導入初期沒有那麼多時間可以處理技術問題,而原本的經銷商處理問題往往需要六、七個工作天才會回覆,適逢合約到期,加上附近公司也推薦田中系統,自己找了資料確認後,考量到需要配合度高且具技術專業的經銷商協助,因此便轉移到了田中系統。

藉由API串接,讓G Suite服務有最大化的發揮與利用

照片為資管處副理Vinson分享如何將G Suite服務發揮到最大化Vinson分享如何將G Suite服務發揮到最大化

由於公司光業務人員就多達百位,因此收發信件需要利用「Google通訊錄」去分類。且內部信件使用工具包含了Gmail與Outlook,所以也利用「GSSMO」來整合通訊錄、日曆與郵件。讓郵件收發可以彼此同步,也能迅速從龐大的名單中找到所需人員。

照片為透過G Suite將通訊錄、工作紀錄與日曆整合到行動裝置上,打造行動辦公室透過G Suite將通訊錄、工作紀錄與日曆整合到行動裝置上,打造行動辦公室

而由於業務人員常要進行醫用產品提案,因此需要具備基本醫療知識。為此,公司定期為其進行相關知識測驗,這部份便使用「表單」 搭配「Easyflow 流程管理系統」去開發表單、進行測試,再將答案及測驗結果連動到試算表上自動運算去呈現,整個過程不用人工整理資料或計算。此外,目前也將外部CRM系統與行事曆、通訊錄、Gmail進行三方整合。一來Google API的安全特性極高,與其他外掛串接時沒有資料外洩的疑慮:二來業務可以將與客戶聯絡的信件直接轉成工作紀錄,不用一再地手動key-in。對我們來說,既然購買了G Suite這樣一套便利的辦公軟體,那就要好好地運用、發揮它的價值,讓工作流程可以逐漸自動化,藉此提升公司生產力。

利用「使用者教育訓練」,
協助職員活用G Suite

照片為利用「使用者教育訓練」,協助職員活用G Suite

「使用者教育訓練」的部份對於資深、非從小就接觸電腦使用者來說算是十分實用。除了G Suite基本功能之外,可以認識到更進階的功能如何運用,或是了解原來哪些功能可以彼此連動,達到怎樣的便利等,這是對使用者來說最實際、方便之處。像是課後才知道原來「會議室 資源」能進行預約,這對於需要經常開會的業務經理、區經理、業務主任等管理人員來說,每次會議從約找相關人員及場所都可以因此更為方便省時。且收到的課後回饋也多有類似感想,確實對實際運用上有所幫助。

負責專員感想

感謝Vinson在評估比較之後,最後選擇轉移至田中系統。每當遇到系統或設定上的問題時,藉由Hangouts的即時溝通,能在第一時間調查問題發生的原因,同時協助後續問題排除。

安美得在轉移至田中系統時雖然已是G Suite的用戶,但是在G Suite其他功能的使用上較少,因此得知我們有針對使用者提供教育訓練之後,便加購此課程。透過教育訓練來協助使用者們,讓他們更了解如何將
G Suite工具應用在日常工作流程中。能幫得上忙,讓職員們辦公能事半功倍,這也是我所感到榮幸的地方。

(業務執行  Claire )

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