個人Gmail信箱與
G Suite(Gmail企業信箱)的差別

個人Gmail信箱與G Suite(Gmail企業信箱)的差別

差別1:屬於使用者個人的「Gmail」 VS 可由企業進行管理的「G Suite」

個人Gmail信箱與G Suite(Gmail企業信箱)最大的差別在於需要付費使用的G Suite(Gmail企業信箱)是由企業所有,企業擁有旗下所有帳號的最高管控權。而免費的個人Gmail信箱,跟Facebook還有LINE帳號一樣,是由個別使用者所有,公司無法管理個別員工的信箱帳號。當有員工離職時,所有累積至今的檔案、資料也會有一起跟著「離職」的風險(用離職員工的個人Gmail信箱帳號申請的各項Google服務,例如Google Analytics、Google AdWords等,變更密碼,企業將再也無法存取這些服務,只能重新申請)。

相較之下,G Suite(Gmail企業信箱)則不受人員異動的影響,每個帳號底下的檔案、資料都能夠在雲端被保留,管理員也可以透過管理控制台的資料遷移功能,輕鬆地將資料轉移至新職員的帳戶。

  個人gmail G Suite
(企業版gmail)
設計Concept 個人用 企業用
所有權 個人使用者 企業
個別帳號的資料存取權掌握在 知道密碼的使用者 企業管理者
要求存取與個別帳號相關的資料時 要經過個人使用者的同意 本來就擁有存取權
因人員異動喪失個別帳號存取權時 喪失與該帳號有關的所有資料、
服務的存取權,只能重新建立。
資料可以保存、轉移,
原本使用中的服務也可繼續存取。

另外,由於免費的個人Gmail信箱在預設上是提供給個人使用,因此並沒有管理團隊成員的功能,檔案的分享也僅限個人之間來做分享。例如,個人Gmail信箱使用者若要分享某個檔案給多名對象時,必須要一個一個去設定每位對象的檔案存取權限。
假設今天公司是5人團隊,則必須在要分享的檔案中輸入4次其他成員的信箱。也就是說,公司人數越多,這項作業就會變得越麻煩。

如果是超過10人以上的公司,欲將個人Gmail信箱當作企業信箱來使用的話,在團隊協作上將會遇到很多不方便的地方。但若是使用G Suite(Gmail企業信箱),所有企業雲端檔案的存取權限可以預設為公司全體共有。

個人GmailGmail設定每位對象的檔案存取權限Gmail設定每位對象的檔案存取權限在使用個人Gmail信箱的情況下,若要將雲端檔案分享給5個人,則需要輸入5次分享對象的email信箱。

G SuiteG Suite可以預設為公司全體共有G Suite可以預設為公司全體共有在G Suite共用檔案的設定畫面當中,可以看到預設為同個網域內的所有同仁皆有閱覽權限。也可以透過下拉式選單來指定所有同仁或是特定同仁的權限範圍。

個人Gmail信箱在使用上的安全性其實跟使用者個人的資安素養有很大的關係。若是將個人Gmail作為公司企業信箱來使用,可能會使公司暴露在一些潛在的風險當中。例如,某使用者在不小心的情況下將公司的機密資料外洩,或是在不經意的情況下將僅限公司內部流通的檔案公開在網路上等。
另外,若是在沒有設定密碼或相關防護措施的情況下,透過行動裝置登入個人Gmail的雲端硬碟內存取公司的檔案,萬一使用者的裝置遭駭,公司的機密檔案將有可能被駭客惡意偷取、刪除。
在存取便利性與資訊安全的天平兩側,個人Gmail信箱相較於專為企業設計的G Suite(Gmail企業信箱),在安全性上是沒有那麼嚴謹的(因為預設是提供給個人使用的服務)。

G Suite的管理後台G Suite的管理後台※點擊擴大圖片。在G Suite的管理者後台→使用者設定→個別使用者的管理畫面上,除了可以確認該名使用者的使用狀況之外,也具有密碼變更、手機遺失時的資料移除等管理功能。

  • POINT!
  • 個人Gmail無法保存資料,但是G Suite(Gmail企業信箱)可以
  • 個人Gmail只能在個人與個人之間使用,G Suite(Gmail企業信箱)則適合組織內的使用
  • 個人Gmail的使用安全仰賴個人的資安意識與素養,G Suite(Gmail企業信箱)則是能夠以統一的政策對存取權進行徹底的管理。

差別2:Gmail是免費的,但是G Suite(Gmail企業信箱)是需要付費使用的。

個人Gmail信箱可以免費申請、免費使用,G Suite(Gmail企業信箱)則是需要付費使用的,每個帳號每年的費用是50美金(如果是跟正式經銷商購買,價格是NT$1500/年.人)。雖然是需要付費使用,但是G Suite(Gmail企業信箱)具有許多個人Gmail信箱所沒有、專為企業設計的功能,以下跟您介紹其中的一部分。

信箱地址不是個人用的「~@gmail.com」而是「user名@企業網域名.com」點擊畫面右上角的個人圖像之後可以看到email地址@後面的網域名稱並不是gmail,而是企業或組織專屬的網域名稱。

信箱地址不是個人用的「~@gmail.com」
而是「user名@企業網域名.com」

G Suite(Gmail企業信箱)的使用者可以用不同網域名的信箱地址來收發信件,例如集團旗下有不同子公司,各子公司使用不同的網域名,G Suite(Gmail企業信箱)使用者可以切換所使用的網域來發信。一個G Suite(Gmail企業信箱)帳號最多可以設定600個不同的網域名。

信箱地址不是個人用的「~@gmail.com」而是「user名@企業網域名.com」點擊畫面右上角的個人圖像之後可以看到email地址@後面的網域名稱並不是gmail,而是企業或組織專屬的網域名稱。

管理者後台在G Suite的管理者後台的左側邊欄這邊,可以按照部門或是職務類別來建立不同的使用規範。

個人Gmail信箱所沒有、
可進行各項管理設定的「管理者後台」

專為企業所開發的G Suite(Gmail企業信箱)可以透過管理者後台管控不同使用者的檔案存取權限,例如管理者可以設定只有業務部才能跟企業外部人士(例如客戶、合作夥伴等)進行檔案的分享與傳輸,但是限制內勤或行政部門對外分享檔案的權限。

管理者後台在G Suite的管理者後台的左側邊欄這邊,可以按照部門或是職務類別來建立不同的使用規範。

客服電話與客服信箱的支援

G Suite(Gmail企業信箱)的管理者可以透過24小時的中文客服電話或是線上支援等方式來解決使用上的問題。如果是透過正式經銷商購買G Suite(Gmail企業信箱)的客戶,也將享有由正式經銷商所提供的支援服務。

享有更大的容量

G Suite Basic版本所提供的使用容量上限為30GB(含信箱與雲端硬碟),比個人Gmail的15GB還多出了一倍。G Suite Basic版本用戶亦可以透過升級的方式成為Business版本用戶,並享有無限量的使用空間。(個人Gmail使用者亦可以透過付費方式擴充使用容量)。

除了信箱之外的便利雲端辦公環境

其實Gmail僅是G Suite(Gmail企業信箱)眾多服務當中的其中一項而已,除了行事曆、雲端硬碟、Google試算表(Google版Excel)、Google文件(Google版Word)、Google簡報(Google版Power Point)等,超過50項的雲端應用程式可供您使用,且不會產生任何額外費用。

從前企業的作業環境大多是在Windows作業系統內安裝Office來進行,對外則是使用Outlook來溝通聯絡。隨著時代的發展,需要「安裝」才能使用的軟體逐漸被雲端應用軟體所取代,重要性逐漸降低。同時隨著各種雲端即時通訊軟體的普及,電子郵件的使用率也逐漸下降。如果就收發email這個單一功能來看的話,一年要付1500元的確會產生不便宜的感覺,但現如今只靠收發email就能運作的公司應該少之又少吧。

便利雲端辦公環境這是在G Suite管理者後台內所顯示,公司目前有在使用的雲端服務項目一覽。目前敝公司所使用的G Suite的Business版,除了在使用中的11項主要應用服務以外,上有58項由Google官方提供的應用服務可供利用。

  • POINT!
  • G Suite費用NT$1500/帳號.年
  • 使用企業網域名來收發信件
  • 可以使用更多功能、享有更多支援

G Suite(Gmail企業信箱)該如何購買、如何啟用呢?

1申請免費試用

在購買G Suite(Gmail企業信箱)之前,可以選擇透過Google或是正式經銷商申請免費試用。透過Google申請的免費試用天數為14天;透過正式經銷商申請的免費試用天數則為30天。
透過Google申請
透過正式經銷商申請

2決定跟誰購買

當免費試用期間結束後,可以選擇直接跟Google購買帳號,或是選擇透過正式經銷商購買,以延續使用。
請參考 跟Google購買與跟經銷商購買的差別是?

3決定導入方式

以上就是免費的個人Gmail信箱與付費版的Gmail企業信箱(或者可以說是由Google提供、包含Gmail服務在內的整套雲端辦公環境,也就是G Suite)之間的差異。
如果您看完本頁的內容有任何不明白之處,請不要有任何猶豫,歡迎您透過免費客服專線0800-669-662洽詢,或是報名參加每周固定舉辦的導入諮詢會,讓我們帶您深入了解G Suite的各種好處。